「送り状」の意味とは? 書き方や注意点などを解説




「送り状」の意味とは?

「送り状」の意味は、物品や書類などを送るときに添付する手紙、書面です。

物品に添付するときは、明細として物品の単価、数量、合計額などを記載します。

特に、貿易するときの「送り状」は、荷送人が取引の明細を荷受人に対して記載する商用文書として使われます。

しかし、ビジネスシーンの「送り状」は、一般的に書類を送るときに添付する書面と考えていいでしょう。

基本的に、対面でビジネス書類は受け渡しする必要がありますが、何らかの事情によって送るときのマナーは、書類のみを送らないで簡単な挨拶文を記載した「送り状」を添付するとされています。

ビジネスシーンで一般的に使われる「送り状」は、役目が挨拶状としてあるだけでなく、相手に同封する書類の内容を伝えることもあります。

「送り状」の役目としては、送る書類の概要を記載したり、説明を補足したりすることもあります。

ビジネス文書を送るときに使う「送り状」は、「添え状」あるいは「送付状」、「送付案内状」などとも呼ばれています。

呼び方が会社によって少し違いますが、役割や中身は大きく違っていません。

「送付状」の書き方とは?

「送付状」を書くときは、どのように書けばいいか悩むのではないでしょうか。

「送付状」を書く方法としては、パソコンによるものと手書きによるものがあります。

メインの方法はパソコンによるものですが、手書きでも問題ありません。

ここでは、パソコンによる応募書類を送るときの「送付状」の書き方についてご紹介します。

「送付状」の用紙のサイズは、履歴書と同じものがいいでしょう。

サイズを同じにすることによって、用紙のばらつきを防止することができます。

横書きで書く

「送付状」は、横書きにしましょう。

送る年月日

左上に送る年月日を書きます。

和歴、西暦のいずれでも問題ありませんが、履歴書と同じにしましょう。

送り先

送り先は、正式な会社名を右寄りに書きます。

行を変えて正式な部署や担当者を書き、採用担当者の後には「様」をつけましょう。

会社名や部署だけのときは、「御中」と書きます。

自分の名前と連絡先

自分の住所と名前、メールアドレス、電話番号を、送り先の下の右側に1行ごとに改行して書きます。

連絡がつきやすいメールアドレスや電話番号を書きましょう。

要件

要件を真ん中揃えで書きます。

採用関係の書類を企業に送るときは、一般的に「応募書類の送付につきまして」や「応募の件について」などと書きます。

書き出し、時候の挨拶

文章の書き出しは、「拝啓 時下、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」などのように始めます。

時候の挨拶を書くときは、季節の言葉に「時下」の箇所を変えるといいでしょう。

主文

求人の応募書類を送る旨を、主文に書きます。

書類を送ること以外には、自分なりに志望動機をアピールするのもいいでしょう。

主文を書いた後は、右下に「敬具」を書いて文章を締めくくります。

記書き

「記」と用紙の中央に書きます。

同封した書類の内容と枚数を、箇条書きで書きましょう。

誤字脱字や全ての項目が記載されているかを、最後にチェックすることが大切です。

「送り状」を添付するときに注意すること

「送り状」を書類などに添付するときは、次のようなことに注意しましょう。

「送り状」の紙は基本的に無地の白のA4サイズを使う

ビジネスで使う封筒としては茶色と白がありますが、一般的に茶色は業務用に使うため、「送り状」には使えません。

「送り状」は、無地の白ものを使います。

また、折り曲げないで書類が入るA4サイズがおすすめです。

クリアファイルに書類を添付するときは入れる

雨に濡れて届いた書類が見えにくくなったことがあるのではないでしょうか。

書類を送るときのビジネスマナーは、クリアファイルに入れることです。

「送り状」を添付するは、必ずクリアファイルに書類を入れてください。

英語で「送り状」を書くときの文章例とは?

ここでは、英語で「送り状」を書くときの文章例についてご紹介します。

差出人の住所と日付

会社名、住所、連絡先のレターヘッドを、章の初めに書きます。

番地、建物名・部屋番号、町名、市区町村、都道府県、郵便番号、国名の順番に住所を書き、作成日を最後に書きます。

相手の担当者名、会社名、住所

相手の担当者名、会社名、住所を、左端に書きます。

Mr.やMs. を一般的につけますが、性別がわからないときは、フルネーム、あるいはDearかToをフルネームの前につけます。

本文

本文の前に、必ず「Dear Mr.○○」と「拝啓○○様」のように書きます。

英語では、挨拶文が日本語の「送り状」のときのように必要なく、内容をすぐに書きます。

また、「質問が商品やサービスにあれば気軽にお問い合わせください」という内容の表現が、よく締めの言葉として使われます。

結び

「Dear」と対で「Sincerely」を、日本語の「敬具」と同じように使います。

手書きのサイン、自分の名前、肩書、会社名を、「Sincerely」の後に書きます。

「納品書」と「送り状」の違いとは?

ここでは、「納品書」と「送り状」の違いについてご紹介します。

「納品書」は、契約した相手に納品したことがあかるもので、主として商品名、数量、単価、合計額などが書かれています。

一方、「送り状」は、荷物を送るときに添付する伝票です。

主として、送った日付、送り主の名前や宛先、連絡先、荷物の内容などが書かれています。

「送り状」の種類とは?

ここでは、「送り状」の種類についてご紹介します。

「発払い伝票」

「発払い伝票」は、表記が運送業者などによって違うこともありますが、「元払い伝票」ともいわれています。

一般的に、商品を出荷するときに使う伝票です。

荷物を送る側が送料を負担するため、料金が荷物を受け取る側はかかりません。

「着払い伝票」

「着払い伝票」は、荷物を受け取る側が送料を負担するときに使います。

「代引伝票」が同じような伝票でありますが、全く違ったものです。

「代引伝票」

「代引伝票」は「着払い伝票」と同じようなものですが、「着払い伝票」は送料だけに対して使い、「代引伝票」は荷物の代金、送料、手数料を払うために使います。






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RUN-WAY編集部

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