ビジネスにおける突然のメールとは？
突然のメールを送る時は、どのようにして書き出すといいか悩むでしょう。
例えば、書き出しとしては次のようなものがあります。
突然のメールを送る時は、お詫びする以外に、不安に相手が思うようなことをできる限り無くすようにしましょう。
例えば、○○様からご紹介いただいてご連絡いたしました、○○のウエブサイトを拝見してご連絡をいたしました、などように理由が書いてあると不安感も無くなるでしょう。
そのため、突然のメールを送った理由をきちんと書くようにしましょう。
ビジネスでは、突然のメールをいろいろなシーンで送ることがあります。
例えば、初めての相手にメールを送る時、久しぶりに連絡する時、謝罪やお詫びのメールを送る時などのシーンもあるでしょう。
突然のメールは、マナーが良くなければ相手に悪いイメージを与えかねません。
突然のメールを送っているため、悪いイメージを与えると大変であるので、突然のメールの書き方をきちんと把握しておきましょう。
突然のメールで注意することとは？
いかに丁寧な言葉を使っても、文章が形式に従って書かれていても、基本的なポイントが漏れていると、不快な思いを相手に与えたりすることがあります。
ここでは、突然のメールで注意することについてご紹介します。
相手に対して気配りする
メールを読むのは、簡単な内容でも案外と面倒です。
そのため、突然のメールを送る時は、時間を割いて相手がわざわざ読んでくれたことに対する気遣いや感謝の言葉を一言書いておきましょう。
例えば、書き出しとしては、突然のメールをお許しください、初めてメールをお送りいたします、などがおすすめです。
送り先と送り主の部署、名前は正しく書く
突然のメールを送る時には、送り先と送り主の部署、名前を正しく書きましょう。
このようなことをミスすると、たとえ突然のメールでも失礼になります。
また、送り先の部署、名前が違っていれば、連絡を電話でいただいた時などに迷惑を相手にかけることがあるため注意しましょう。
用件をいきなり書かない
いかに急ぎの用件ということでも、用件をいきなり書くのはマナーに違反します。
これはどのようなビジネスメールを送る時でも同じですが、突然のメールを送る時は、特に注意する必要があるポイントです。
突然のメールを送る時のマナーとは？
ここでは、初めての相手に突然のメールを送る時のマナーについてご紹介します。
メールの件名
大量のメールを、ビジネスシーンでは毎日やりとりするようになります。
そのため、初めての相手からのメールを読むのは、後回しにされがちです。
また、迷惑メールやスパムメールであると見られないためにも、メールの件名に用件と会社名と自分の名前を書いてわかりやすくすることが大切です。
例えば、メールの件名は次のように書きましょう。
- 「件名：見積書ご送付のお願い（○○会社、自分の名前）」
- 「件名：〇〇会社の〇〇様からのご紹介（○○会社、自分の名前）」
- 「件名：懇親会での名刺交換のお礼（○○会社、自分の名前）」
突然のメールを送る時は、お世話になりますや初めましてなどの挨拶文を件名に書く人がいますが、これであれば用件がメールの本文を読まないとわかりません。
そのため、メールの件名には用件と会社名と自分の名前を必ず書きましょう。
メールの宛名
メールの宛名には、相手の会社名、部署名、役職名、名前を書きましょう。
会社名の株式会社を省略して（株）と書いたり、部署名を書かなかったりするのは相手に失礼になります。
正式名称を正しく書くことによって、相手に敬意を払うことができます。
メールの宛名は、最も相手が初めに見るところであるため、必ず十分にチェックしましょう。
名前の敬称のつけ忘れや誤字脱字にも注意しましょう。
本文の書き出し
社外の人にメールを送る時は、本文の書き出しに挨拶を書きます。
お世話になっておりますが挨拶の定番ですか、メールを初めての方に送る時には適当ではありません。
初めての方に送る時のメールの書き出しとしては、基本的に次のような定型文などを使いましょう。
- 初めてメールを送らせていただきます
- 初めてご連絡を差し上げます
- 突然のメールで失礼いたします
- 突然のメールをお送りして申し訳ありません
- 突然のご連絡失礼いたします
- 突然のメールを差し上げる非礼をお許しください
突然のメールをあまり送っていない方からすれば、このような定型文は堅苦しく思うかもしれません。
しかし、全く知らない人にメールを送る時にこのような定型文を書かないのは、それほど好ましいことではありません。
宛名を書いた後にメールを送った理由を書くよりも前に、一文を入れて非礼を詫びることが基本であると把握しておきましょう。
簡潔に用件は書く
挨拶を書いた後は、次のように書きます。
宛名と同じように、正式名称で自社名、部署名、自分の名前を書きましょう。
例文としては、次のようなものがあります。
- 「私、○○株式会社、営業部の○○と申します。」
- 「私、株式会社○○、総務部の○○と申します。」
次に、簡潔にメールを送った理由を書きます。
例文としては、次のようなものがあります。
- 「この度、〇〇会社の〇〇様よりご紹介いただき、初めてメールを差し上げます。」
- 「貴社の公式サイトを拝見し、○○の新製品に非常に関心を持ち、ご連絡いたしました。」
- 「貴社のホームページを拝見し、ご連絡いたしました。」
- 「本日は営業マンが変わったためにご連絡いたしました。」
メールを送る理由は長々と書く必要はなく、一文で簡潔に書くことが大切です。
突然のメールの英語表現とは？
ビジネスを海外と行っている時は、突然のメールを英語で送る必要があります。
ビジネスマナーが相手の国によって違っていることもあるため、どのような表現を英語ですると失礼にならないか気がかりでしょう。
ここでは、突然のメールの英語表現の具体的な書き出しの挨拶についてご紹介します。
突然のメールを送る時に使える英語表現は、次のようにいくつかあります。
特別に丁寧な英語表現をしたい時は、次のようなものがあります。
- 「Please forgive me for contacting you without previous notice.」（突然のご連絡失礼いたします。）
海外の人は、日本人のように丁寧なお詫びの表現が欲しくない時が多くあります。
このような時には、次のような英語表現がおすすめです。
- 「Hello. This is my first time to write you.」（メールを初めてお送りします。）
突然のメールとしては軽い英語表現と思うかもしれませんが、それほど問題ではありません。
