立つ鳥跡を濁さず。退職する女性向けのメールによる挨拶の例文

メール




相手に迷惑をかけないタイミングや送り方とは?

メールでの挨拶はいつでも手軽に出せるとはいえ、相手に迷惑をかける送り方をしては最後に印象が悪くなります。メールを送るタイミングは、社内外共に早すぎると相手を混乱させてしまいます。そこで、一般的には退職が決まったときではなく、社内で異動の通知や退職の広報が行われてからメールを出します。特に社外の場合には、引継ぎや現在継続中の取引について不安を与えてしまいますので、遅くとも退職の2~3週間前に送るようにします。一方、社内の関係者に送る場合には、挨拶をせずとも引き継ぎ等が進められていますので、出社最終日にけじめとして贈るケースが多いです。ただし、企業によっては送るタイミングが決められているところもあります。過去に自分あてに届いた退職挨拶のメールをチェックしたり、上司や人事に相談したりしておきましょう。

なお、退職の挨拶分の作成は、業務に含まれないと考える企業がほとんどであり、営業時間内にメールをすると非常識と判断される可能性があります。メールを送るときには営業時間終了後にした方が良いですが、あまりに遅い時間になると、メールを受け取った側もプライベートでゆっくりしている時間を邪魔されることになります。早朝や深夜は控え、タイトルに「退職のご挨拶」など急ぎではないことが伝わるような言葉を入れておきましょう。

挨拶文はこんなところに注意!

挨拶文は相手に負担をかけないようにする工夫が必要です。メールの場合には、内容が一目でわかるように件名を「退職のご挨拶(差出人名)」としましょう。別部署に送るときは部署名を、社外に送るときには会社名と部署名を入れます。本文は比較的自由ですが、あまり簡素な文章になるとそっけなく、長すぎると助長に思えます。退職の理由は原則一身上の都合とし、感謝の気持ちや今までの思い出なども盛り込んで自分だけの文章を作りましょう。体裁は、数行ごとに改行を入れた方がすっきりして読みやすくなります。今後引継ぎや問い合わせの可能性があるときには、退職後の連絡先も添えておきますが、社外宛に出すメールには私用の連絡先は入れません。一斉送信は手を抜かれたように思えますので、上司や特に親しい人、社外の人に対して送信するときには、面倒でも個別に送ります。

基本的な注意点は上記の通りですが、女性らしい気遣いを出すことで、文章全体が柔らかい印象になります。家族がいる人に対しては家族についても言及したり、仕事が忙しい人に対しては無理をしないようにとねぎらったりすることで、定型文とは異なるその人の人柄がうかがえます。送別会を開いてもらった、プレゼントを受け取ったなど特別な事例があるときは、メールの文章中に個別に感謝の気持ちを伝えましょう。




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RUN-WAY編集部

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