退職のあいさつのメールは必ず返信すべきか?返信する時期とは?




退職のあいさつのメールは必ず返信すべきか?

社内のほとんど知らないような人から、退職のあいさつのメールが届くときがあるのではないでしょうか。

このような退職のあいさつのメールは、返信する必要は必ずしもありません。

しかし、次のようなときなどは返信しましょう。

  • メールが自分だけに届いた
  • 自分と親しい同僚や同じ部署の人などからメールが届いた

退職する人から全ての社員宛にあいさつのメールが届いたり、個別に全て社員にあいさつのメールが届いたりするときもあります。

全体向けのメールで個人向けのメールでないときや、自分のことを相手が意識していないときは返信する必要がないでしょう。

退職のあいさつのメールを返信するときのマナーとは?

ここでは、退職のあいさつのメールを返信するときのマナーについてご紹介します。

退職のあいさつのメールが部署や会社宛てのものでも返信する

退職のあいさつのメールということでも、個人に送るときと取引先の部署や会社宛てに送るときがあります。

個人に届いたメールに返信するだけでなく、部署の全ての担当者に届いたメールでも必ず返信しましょう。

退職のあいさつのメールを送った取引先の人と偶然どこかで出会ったり、取引先に転職したりすることもあります。

感謝の気持ちはお世話になった人にはしっかりと伝えておきましょう。

返信メールを送る時期

基本的に、メールが届いたときは、返信メールをその日にするのがおすすめです。

一般的に、取引先に退職のあいさつのメールを送るときは、退職する日から数日前に送ります。

というのは、専用の取引先のメールアドレスのときは、退職するとともに利用できなくなることもあるので、返信メールを早めに行いましょう。

返事を書くときに注意すること

取引先の担当者と親しいときは、職場の労働環境や対人関係についての不満を相手から聞いたことがあるでしょう。

しかし、メールの文章に「いい労働環境の会社に決まって良かったですね」「退職することになって良かったですね」などと書かないようにしましょう。

退職する人のメールアドレスは、しばらくは別の社員が使うこともあります。

自社を批判するような内容が取引先の担当者のメールにあることがわかれば、トラブルの要因になります。

そのため、メールには常識的なものを書きましょう。

返信メールの構成

基本的に、返信メールの構成としては、最初のあいさつ、退職のあいさつのメールのお礼、お世話になったことに対する感謝、これからの活躍を期待、最後のあいさつ、というようにしましょう。

また、文章が定型的なもののみであればメールが味気ないものになります。

そのため、お礼の気持ちを退職する方に伝えるときは、エピソードも添えるといいでしょう。

退職するためお会いできないのが残念であることを伝えれば、退職する方もより嬉しくなるでしょう。

最後は、「今からのご活躍をお祈りします」などでまとめましょう。

退職のあいさつのメールを返信する時期とは?

メールの返信自体は、可能な限りメールを読んだら早く行いましょう。

このマナーは、普通のメールと同じようなものです。

退職は特にデリケートなものであるため、ねぎらいや感謝、残念な気持ちも早いほど伝わり、相手のイメージも良くなります。

メールを送った人も、返信が誰からも届かなければ不安になるでしょう。

また、メールが届いたのが退職する日のときは、返信を早くしなければ間に合わなく、せっかくメールを返信しても読んでくれないこともあります。

退職のあいさつのメールを返信するときに注意することとは?

退職のあいさつのメールが届いたときは、可能な限り早く返信するのがおすすめです。

というのは、退職のメールを最後に出社する日に送るときもあるので、返信が遅れると相手が見てくれないことがあるためです。

また、退職する方は退職のメールを送った後にあいさつ回りや仕事の引き継ぎなどで、席にいないときがよくあります。

相手の都合がいい退職する準備の合間などに、返信のメールを見てくれる可能性があるので、早めに返信するのがおすすめです。

なお、退職のあいさつのメールが個人宛に届いたときは、基本のマナーは返信することですが、一斉に送ったあいさつのメールのときは、返信が必要ないときがあります。

例えば、名刺を何年も前に交換したがそれから一回もやりとりしていない相手のときは、返信しなくてもマナー違反にはなりません。

退職のあいさつのメールの返信に書く内容とは?

退職のあいさつのメールに返信したいが、どのようなことを書くといいか迷うのではないでしょうか。

ここでは、退職のあいさつのメールの返信に書く内容についてご紹介します。

退職する人に対するお礼と退職を残念に思う気持ち

非常にお世話になった方のときは、簡単にエピソードの具体的なものなどにも触れながら、感謝の気持ちやお礼を書きましょう。

また、相手が退職することで、今から一緒に仕事ができなくて残念であることを率直に書いても問題ありません。

将来の健康や活躍を願う気持ち

退職する理由に関係なく、新しい生活を応援する感じで、簡単に退職する方の将来の健康や活躍を願う気持ちを書きましょう。

退職する方が見ると嬉しくなるように、返信メールの最後の締めを十分に気配りした内容で書くのがおすすめです。

退職のあいさつのメールの返信で止めるべき内容とは?

退職する人によってはいろいろな都合や事情があるため、詳しく退職する理由などを知らせたくないこともあります。

そのため、届いたあいさつのメールに記載されていないことについて、返信メールで聞くことは駄目であると思っておきましょう。

ここでは、退職のメールの返信で止めるべき内容についてご紹介します。

転職する理由は聞かない

転職する理由について、「一身上の都合」などというように記載されているときは、これ以上のことを返信のメールで聞かないようにしましょう。

転職先は聞かない

返信のメールでは、就職先を聞くことも止める方がいいでしょう。

退職する人の立場からすると、勤め先の法令遵守に違反することもあるので、次の仕事の詳細を退職のあいさつのメールには記載できないこともあります。

プライベートの結婚や出産などはあまり聞かない

どの程度退職する人と親しいかによっても違いますが、プライベートな届いたメールにないようなことはあまり聞かないようにしましょう。

特に、プライベートな結婚や出産などについては、デリケートなことであると人によっては考えることもあるため、相手に気配りする必要があります。






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RUN-WAY編集部

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