社外に退職のあいさつのメールを送るときに注意することとは?




退職のあいさつはメールでは駄目か?

スムーズに退職するためには、非常にあいさつは大切です。

退職する理由はいろいろでしょうが、どのようなときでも退職が気持ちよくできるように周りの人への気配りを忘れないようにしましょう。

では、退職のあいさつはメールでも問題ないのでしょうか?

最近、退職のあいさつのメールは、ビジネスパーソンの間では相当一般的になっています。

当然ですが、お世話になった方やよく会うような方は可能な限り直接あいさつするのがおすすめです。

しかし、メールで会えないような方にはあいさつするのも方法の一つです。

なお、相手が目上の方などのときは、メールで退職のあいさつをすると失礼に思うこともあるため注意しましょう。

相手と自分自身と関係性を考慮しながら、直接あいさつするか、メールを送るかなどを検討しましょう。

社外に退職のあいさつのメールを送る時期とは?

退職のあいさつのメールを社外に送るときは、可能な限り早めにしましょう。

最後に出社する日から2週間~3週間前がおすすめです。

というのは、引き継ぎを後任者がしやすいためです。

また、「計画的に仕事を進められる」といういいイメージを、取引先が持ってくれるためです。

現在の会社を辞めても、生涯人脈は継続します。

そのため、残って仕事をする人が安心できることが大切です。

では、社外に退職のあいさつのメールを送る時期はいつがいいのでしょうか?

退職のあいさつのメールを社外に送る時期の目安は、相手の会社が定時になる1時間前です。

定時間内は、仕事で忙しいことが考えられます。

一方、定時間際や定時後は、仕事が終わって早く帰宅したり、残業したりする人の邪魔になることがあります。

普通の仕事のメールとは違って、退職のあいさつのメールは届いた人が動揺したり、すぐに返信する必要があると思ったりすることもあります。

そのため、可能な限り相手の仕事に影響を与えない時間帯にメールを送りましょう。

社外に退職のあいさつのメールを送るときのマナーとは?

ここでは、社外に退職のあいさつのメールを送るときのマナーについてご紹介します。

退職する日、後任者が決定してから送る

当然ですが、退職する日、後任者が決定していなければ、社外の担当者に迷惑がかかります。

メールは最後の出勤日に送る

最後の出勤日にメールを送るとスムーズですが、迷惑が取引先にかかったり、返信メールが届いたりすることを考慮すれば、メールをもっと前に送っても問題ありません。

社外に退職のあいさつのメールを送るときに注意することとは?

退職するといっても、その会社のまだ社員であるため、取引先には会社の評判やイメージが悪くならないように適切で礼儀正しい内容のメールを送りましょう。

ここでは、社外に退職のあいさつのメールを送るときに注意することについてご紹介します。

件名を書く

退職のあいさつのメールだけでなく、誰かに仕事でメールを送るときは、メールの内容が件名からわかるようにします。

退職するときのメールの件名は、「退職のご挨拶」に自社名や名前を書きましょう。

宛名を書く

一斉に送るときの宛名は、「関係者各位」や「お取引先各位」などとします。

個別に送るときの宛名は、「○○株式会社 ◯◯様」などとします。

なお、相手の役職名なども必要によって書きます。

個別に何人かにメールを送っているときは会社名や名前を間違えないように、十分に注意しましょう。

退職日、最後の出勤日を書く

メールの本文には、退職日、最後の出勤日を書きます。

最後の出勤日は、メールや電話などで自分と連絡できる最後の日になるので、退職日よりも社外の人にとっては大切になります。

また、最後の出勤日は、会社から支給されている携帯電話やパソコンなどを返すことなどを考えれば、仕事が終わる数時間前には実際に連絡ができなくなるときもあります。

そのため、連絡がつくのはだいたい何時頃までかを書いておくと、より取引先に対しては丁寧でしょう。

後任者、今後の予定を書く

まだ後任者が取引先に伝わっていないときは、後任者の名前や電話番号などを書きます。

さらに、「後任者も次回の打ち合わせのときには同席します」あるいは「後任者が後日挨拶にお伺います」などというようなスケジュールも書いておきましょう。

自分が退職することによって、取引先との関係にトラブルが発生しないようにすることが大切です。

このことは、仕事を引き継ぎするときなどにも、社会人のマナーとしていつも意識しておきましょう。

後任者をメールなどで紹介するとともに、現在の担当者として仕事の引き継ぎや取引先とのあいさつは責任をもって行いましょう。

一斉にメールを送るときは、退職のあいさつのメールでは内容が混同しないように後任者の紹介のみにして、別に取引先の担当者には連絡をします。

個別にメールを送るときは、メールを一つにまとめても問題ありません。

このときは、取引先と後任者の顔合わせをしたいこと、候補日などを書いておきましょう。

また、後任者への引き継ぎは当日までに終了しておきましょう。

後任者の紹介日から日にちが最後の出勤日まであるときは、後任者が何月何日から変更になるかについても具体的にはっきりさせておきましょう。

そうすれば、前任者に話を伝えたが後任者に伝わっていないというようなことを防止することができます。

退職した後の連絡先は書かない

退職のあいさつのメールを社内に送るときは、プライベートで使っているSNSのアカウントやメールアドレスなどを退職した後の連絡先として書くこともあります。

しかし、社外に送るメールには、基本的にこのようなことは書かないようにしましょう。

というのは、退職した後の連絡先を書いたことによって、何らかのビジネスにその後発展したときに、ユーザー情報を使ったと会社からいわれることがあるからです。

ビジネスによって付き合いするようになって、プライベートな関係を退職した後も継続したいときは、連絡を個別に行うなどしましょう。

一斉にメールを送るときは「BCC」に相手のメールアドレスを入れる

メールを一斉に送るときは、連絡先が送った相手同士で共有されないように必ず「BCC」に相手のメールアドレスは入れましょう。

自分のメールアドレスは、「TO」に入れます。

特に、一斉のメールをいくつもの会社に送るときは、間違って「CC」など連絡先がお互いにわかるような状態で送ったときは、トラブルがセキュリティ上発生することがあります。

そのため、退職する前に迷惑がお世話になった取引先にかからないように十分に注意しましょう。






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RUN-WAY編集部

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