厳しい就活を勝ち抜いて、やっと勝ち取った内定。そんな幸運を、複数の会社からいただいた場合、嬉しい反面、第一希望の企業以外はお断りしなくてはならない辛さもあります。
そんなとき、できるだけ失礼にならない内定辞退の伝え方を知っておきたいですよね。では、辞退を連絡する手段として、メールか電話、どちらのほうがトラブルになりにくいのでしょうか？
相手にきちんと伝わって失礼にならないかどうか、誠意を伝えられるかなどをふまえながら、内定辞退のマナーを解説していきます。
内定が出たけれど保留や辞退にしたい、どんな連絡をすればいい？
面接を受けた会社から内定の連絡を受けた時、様々な理由で返事を少し待ってもらいたいという場合もありますよね。もしくは、辞退したいという方もいるでしょう。
せっかく内定をもらったのに「保留します」「辞退します」と言っていいものか、どのように伝えたら失礼がないのか悩んでしまうと思います。ここでは内定への返事を保留にしたかったり、辞退したい場合どうすればよいかについてご紹介します。
そもそも内定の保留や辞退は可能？
返事を保留にするのは相手の会社に対して失礼な感じがしますよね。しかし「内定への返事を少し待ってほしい」という志望者ももちろんたくさんいます。辞退をする志望者も、実はそれほど少なくありません。
就職活動において、さまざまな事情があるのは会社側も分かっています。そのため常識の範囲内であれば返事を待ってくれる企業も多いのです。また、辞退も、しっかり理由を伝えればトラブルに発展することは少ないので、怖がらずに行いましょう。
内定を辞退・保留した理由はひとそれぞれ
- 「他の企業からも内定が出ていて、どこにするか悩んでいる」
- 「これから受ける企業の方が条件面で優れている」
- 「第一志望の結果がこれから分かるので、結果を見てから返事をしたい」
など、他の企業と比べてどちらがいいか悩んで内定を保留したり、辞退する人が多いようです。
もちろん、これをそのまま企業に伝えてはだめですが、この記事を読んでいる皆さんも、このような理由で保留や辞退したという方も多いかもしれません。
内定を保留や辞退するときのマナー！
ここからは、内定を保留にしたり、辞退したりするときに気を付けるべきマナーについて解説していきます。自分がそのような立場になった時、一番やってはいけないのは「何もしないこと」です。マナーを学んでしっかり対応すれば、先方も必ずわかってくれるはずですよ。
内定を保留したり辞退したりするのはどのタイミングがいいの？
連絡をもらった後、すぐに内定の保留をお願いしたい・辞退させてもらいたいなど。今後の展望が見えている場合は、できるだけ早い段階で保留の意思を伝えましょう。
また、保留にするか悩んで、内定の意志を伝えてしまってから「やはり辞退に……」というのは失礼に当たりますから、意思を伝える前に素早く「保留・辞退の意志」を伝えましょう。
保留してもらえる期間はどのくらい？
志望者にも様々な理由があることは分かっています。内定の返事を保留できるのは３日以内、長くても１週間程度の場合がほとんどです。
あなたがもし企業の担当者だったとして、すぐにOKの返事が欲しいのが本音ですよね。内定辞退という事になったら、新しい内定者を探さないといけませんから。
ただし、注意しなくてはならないのは、すべての会社で保留が受け付けてもらえるわけではないということです。保留の連絡をした時点で内定取り消しというのも十分ありえます。
内定保留にはリスクも伴いますので、実際に保留の連絡をする際にはデメリットがあることを頭に入れて慎重に行動してください。
内定辞退の連絡は電話でするのが基本！メールはNGと心得ておいて
基本的に、内定辞退については「電話で」行うことが基本となっています。電話で伝えるというのは、相手の反応がダイレクトに伝わってくるだけに、辛いことを言われる可能性もありますし、キツイこともあります。ですが、その分、あなたの誠意も伝わります。
それに加えて、メール・手紙は相手が読んだか確認できないと言うのが難点です。LINEなど、既読のつくものならともかく、さすがに内定の連絡をLINEで行う企業はいないでしょうから……。
あとから、「断ってない」などと言われないように、確実性で言うと、電話が一番です。あなたも忙しいのはよくわかりますが、よほどの事情がない限りは電話にしましょう。
ちなみに、それ以外の「確実に相手に伝えなければならない」であっても（たとえば、遅刻の連絡や、休みの連絡、日程変更など）、電話でするのがビジネスマナーです。
電話での内定辞退連絡は、なるべく早いタイミングでするのが最も円満に進む
内定辞退の連絡をすることになってしまったら、いつころのタイミングでするのがベストなのでしょうか。それは、「できるだけ早く」連絡することが大切となります。
あなたにとっては「面倒なこと」「嫌なこと」「心が痛むこと」なのはよくわかります。私も同じような、「断る」経験がありますから。ですが、あなたが辞退するという事は、ほかに誰かを選ばないといけないということなのです。
辞退する連絡ではありますが、今後先方にかける迷惑を出来るだけ少なくするために、そして、何よりもそれにともなって、あなたが被るかもしれない迷惑を少なくするために、できるだけ早めの連絡を心がけましょう。
内定辞退の電話連絡の際は、何を言えばいいの？メールはどういう文面がベスト？
トラブルになる可能性もある内定辞退の電話連絡。どういう風に人事担当にお伝えすれば、スムーズな内定辞退ができるのでしょうか。また、どうしても電話ではなくメールにしなくてはならない場合は、どういった文面がいいのでしょうか。どんな風に謝罪をすればトラブルにならないのか、会話法を解説いたします。
トラブル回避のため、聞かれない限りは基本的に内定辞退理由は言わなくてOK
内定辞退理由をあえてこちらから告げても告げなくても、内定辞退をすることに関しては変わりはありませんよね。
- 内定辞退理由
- 内定先の企業
等に関しては、「どうしても」と聞かれない限り、自分から言う必要はありません。
もし内定辞退理由を聞かれた場合は、素直に
- 「他社から◯◯職で内定をいただき、◯◯職の仕事が自分のやりたいことに近いと感じて」
などと別の企業に決まった、とお伝えするのも効果的です。
もしくは当たり障りのないように
- 「急な引っ越しに伴って御社に入社ができない」
- 「地元の企業から内定をいただき、郷土へ貢献したいという想いが捨て切れず」
とお伝えするなどしてください。
- 「待遇が他社の方が良いから」
という理由が本当のことだったとしても、基本的にはポジティブな理由をチョイスするのが大切です。余計なトラブルを招いてしまわないようにしておけば、後々楽になるのはあなたです。
ちなみに、引っ越しで入社できないというお伝えをした場合は、相手方の企業の支店や分社がないかはしっかり確認しておかないと、「その地域でもうちの会社はありますよ」と言われてしまう可能性もありますので、要注意です。
忙しくて電話ができない！メールで内定辞退をせざるを得ない時、文面に入れておくべき文章
ここまで電話がベストと申し上げてきました。それは、あなたにとっての内定辞退の確実性を高めるためです。担当者にとっては、実はメールというのが一番負担が少ない場合もあります。
電話をするのに伴って、メールでも内定辞退の知らせはできるだけ早く、丁寧な文面で送るようにしましょう。
まず一番大事なのは「件名」。「内定辞退」のメールであること、そしてあなた自身の氏名、学生の場合は学校名を明記してください。そうすることで、採用担当者が確認する手間を省くことができます。
内定をもらったことに関する感謝の言葉を述べるのが最初。そのあと、内定を辞退したいということを述べます。そして、辞退することにした理由は、真剣に考えた結果であることも伝えなくてはなりません。
さらに、最後はお詫びの言葉で結ぶようにしましょう。できるだけ簡潔に、失礼がないような文面を心がけてください。あなた一人では不安なら、送信する前にほかの人に見てもらうのもいいでしょう。
お世話になった人が社内にいればそちらにもお礼を
OB・OGとの関係は入社後も続きますので、内定をいただいたお礼は、OB・OGにも伝えましょう。その際は、メールでかまいません。
内定辞退の報告メールでは、アドバイスしてもらったことへのお礼を忘れずに伝え、訪問に時間を割いてくれたことへのお礼、その際にもらったアドバイスなどのお礼、新社会人としての抱負などを書くのがいいですね。
お礼状やお礼メールでは、誤字脱字に注意しましょう。特に、社名や担当者名を間違えるのは絶対にNGです。メールでのお礼の場合は予測変換で間違った名前や企業名を書いてしまいがちですから、なお要注意ですよ。
お礼状を書く際に間違えた場合は、修正テープなどの修正用具は使わずに最初から書き直すようにしてください。
内定辞退後、改めて手紙でお詫びするアフターケアをすれば完璧！
電話連絡やメール連絡で内定辞退を告げることで、内定辞退は完了します。とくに手続きなどは必要ありません。ですが、最後に念押しとして、「手紙」によるアフターケアをすることも大事です。
面接の後、お礼のメールをすることがありますよね。それの、内定辞退バージョンだと考えてください。そのように、より丁寧な気持ちを伝えるために手紙を送ります。
大事なのは丁寧に気持ちを伝えること。感謝の気持ちを込めて送るお礼状には、ビジネスマナーを守ったシンプルな便せんを選びましょう。改まった手紙を書く際に使う便せんは、白無地のものが好ましいです。
色や模様のある便せんは子供っぽい印象を与えますし、きっちりした柄のものであっても、それは親しい間柄にある人に送るものですのでマナー違反となりますので、注意しましょう。
もちろん筆記用具は、黒色のボールペンまたは筆ペンを使用し、丁寧な字で書きましょう。それで、あなたの内定辞退は終了となります。
気持ちよく、あなたの掴んだ内定企業へ入社しましょう！
基本は電話、メールではより丁寧に！誠意を持った電話で円満辞退が完遂する
確かに大変なことや、辛いことではありますが、内定辞退をすることは何の問題もありません。あなたにとってより良い企業へいくという選択なのですから。
ですから、もし内定を辞退しなくてはいけない場合になっても、遠慮したりせずに連絡しましょうね。
その際には、できるだけメールではなくて電話で。そして、お礼のお手紙も忘れないようにしましょう。これから就活をする方も、いまもう決まって内定辞退に困っている方も、いい就職活動になるように願っています！
