タイミングはいつ?退職の挨拶(スピーチ・メール・手紙)のポイント




転職や結婚などで、今在籍している会社を退職する方が気になるのは「退職の挨拶」についてだと思います。

退職の経験がある方であれば大体の流れはわかるかもしれませんが、そうでない場合は何を言えばいいのか、またいつ言えばいいのかわからないかもしれませんね。

「退職のスピーチって何を話せばいいんだろう・・・」
「メールより、手紙の方が気持ちが伝わるかな?」

この記事では、こんなお悩みをお持ちの方向けに、退職の挨拶やスピーチについて、実際の例を見ながらご紹介していきます。

これから退職する方は、ぜひご参考になさってくださいね。

退職の挨拶を行うタイミング

退職の挨拶を行う際にまず気になるのは、いつ挨拶を行えばいいのか?という点。
これは会社の規模や部署の雰囲気によって違いがあります。

もし以前に退職者が出ていた場合、その人のタイミングを真似して同じタイミングで挨拶を行うことをおすすめします。

しかし、退職者が以前に出ていなかったり、タイミングを覚えていない場合もあると思います。
ここからは、スピーチの場合やメール・手紙の場合など、シチュエーション別で挨拶のタイミングをご紹介いたします。

スピーチや口頭での挨拶の場合

口頭で挨拶を行う場合は、朝礼や夕礼のタイミングがベターです。
スピーチなどを求められるのもこのタイミングか、送別会などで行われることが多いですね。

急にスピーチを振られて、何を言えばいいか困ってしまった・・・とならないように、あらかじめ言うことは決めておくのがよいでしょう。

スピーチの例に関しては、後ほどご紹介します。

メールの場合

お世話になった部署の人や、最終出社日でも会える方には口頭での挨拶をおすすめしますが、どうしても当日会えない方もいるでしょう。

そういった方には、メールで退職の挨拶をするのがおすすめです。

退職挨拶のメールは必ず最終出社日に送るといった決まりはないので、自身の退職がオープンになったタイミングから最終出社日の間に頃合いを見て送るようにしましょう。

ただし、退職することがまだオープンになっていないのにメールを送るのはNG。
必ず退職するといった情報がオープンになってから、メールを送るようにしましょう。

手紙の場合

手紙での挨拶は、メールに比べて心のこもった印象を与えることができます。
最近ではメールの挨拶が一般的ですが、取引先などには手紙を送ることで後腐れなく退職することができます。

手紙を書く場合は、文章の書き方やマナーに注意しましょう。
「拝啓」「敬具」の文言を必ず入れる、時候の挨拶を入れる、「さて、私儀〜」などの文章を入れるなど、注意するようにしましょう。

詳細や書き方の例は後ほどご紹介いたします。

挨拶のポイント

ここからは実際に挨拶を行う際のポイントについてご紹介いたします。
スピーチや口頭の場合、メール、手紙に分けてそれぞれ解説いたします。

実際の挨拶の例もご紹介いたしますので、ぜひご参考になさってください。

スピーチや口頭での挨拶のポイント

お世話になった直属の上司や部署の方には、口頭で個別に挨拶するのがおすすめです。
このとき、それぞれのデスクを回るのにちょうど良いのが、「お菓子を持っていく」ことです。
必須ではありませんが、お菓子を渡すついでに挨拶がしやすいです。

口頭での挨拶の際はあまり緊張してかしこまる必要はありませんが、以下の点に注意するようにしましょう。

  • ネガティブな話題を避ける
  • 簡潔に話をまとめる
  • 感謝の気持ちを具体的に述べる

挨拶の際は、ネガティブな話題や会社・個人に対する批判的な話題は避けるようにしましょう。
また、時間をあまりかけすぎず簡潔に話をまとめ、具体的に感謝の気持ちを述べることが大切です。
「〜のプロジェクトのときは、お世話になりました。」のように、具体的な話があるとよりグッド。

口頭での挨拶は、このような点に注意しつつ行いましょう。

続いてスピーチについてです。スピーチは口頭での挨拶に比べ、事前準備をしないと言葉に詰まってしまう可能性が高いです。
必ず当日話す流れなどは抑えておくようにしましょう。

批判的な話を入れてしまわないよう気をつける点などは、口頭で挨拶する場合と同様です。

ここからは、実際のスピーチの例を見てみましょう。

自己都合退職の場合

以下は、自己都合退職の場合のスピーチの例です。

本日はお忙しい中、ご挨拶のお時間をいただきありがとうございます。
本日をもちまして、一身上の都合により退職することになりました。新卒で入社して5年間、皆様から多くのご指導をいただき、ここまで成長させてくださったことを重ねて感謝申し上げます。特に新人のころ教育を担当してくださった○○さんからは、社会人としての基礎を教えていただき、また多くの貴重な経験をさせていただけました。○○社で積んだ経験を、今後に活かしていきたいと思います。
最後になりますが、今後のみなさまの健康とご活躍をお祈り申し上げます。
今まで本当にありがとうございました。

結婚による退職の場合

結婚による退職というケースもあるかと思います。
この場合のスピーチは、以下の例を参考にするとよいでしょう。

本日はお忙しい中、ご挨拶のお時間をいただきありがとうございます。
この度、私は、○月○日に結婚式を行うことになりました。
今の私があるのは、今までお世話になったみなさんがあってのものと心から感謝しております。
これからは、○○社で学んだ社会人としての経験をもとに、新しい生活を始めたいと思います。
これからも、皆様のご活躍を心よりお祈りしております。
今まで本当にありがとうございました。

メールでの挨拶のポイント

メールでの挨拶を行う場合は、社内の複数人に一斉送信を行う場合が多いです。
お世話になった直属の上司などには先ほどの口頭での挨拶がおすすめですので、この2つを併用するようにしましょう。

メールの送り先としては、社内の全員と社外(取引先など)の2箇所に送ることが多いです。
社外に送る場合は、後任者について明記することでトラブルを避けることができます。

ここからは、2つのケース別で実際のメールの例文をご紹介いたします。

社内に一斉送信する場合

【件名】
退職のご報告 ○○部△△(名前)
【本文】
お疲れ様です、○○部の△△(名前)です。私事で恐縮ですが、○月○日をもって退職することになりました。
本来であれば直接ご挨拶するべきところですが、メールでの挨拶にて失礼いたします。これまで皆様には大変お世話になりました。皆様からいただいた叱咤激励の言葉のおかげで、今日まで成長できたことを心よりお礼申し上げます。今後も、○○社での貴重な経験を活かして頑張っていきたいと思っております。最後になりますが、今後のみなさまの健康とご活躍をお祈り申し上げます。
今まで本当にありがとうございました。(署名)

社外(取引先)に送る場合

【件名】
退職のご報告 ○○部△△(名前)
【本文】
株式会社○○ △△様いつも大変お世話になっております。株式会社○○の△△です。私事で恐縮ですが、○月○日をもって退職する運びとなりました。
本来であれば直接ご挨拶するべきところですが、メールでの挨拶にて失礼いたします。在職中は大変お世話になりました。重ねて感謝申し上げます。後任についてですが、同じ部署の△△が担当させていただきます。
着任のご連絡を△△よりさせていただきますので、何卒よろしくお願いいたします。末筆ながら、今後の貴社のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。(署名)

手紙での挨拶のポイント

手紙での挨拶を行う場合は、先ほども申し上げた3つの点に注意が必要です。

  • 頭語と結語(拝啓、敬具)を必ず入れる
  • 時候の挨拶を入れる
  • 本文は、「さて、私儀〜」からはじめる

上記に気をつけつつ、文章を書くようにしましょう。

社外に向けて送る場合はメールの際と同様、後任者について明記するようにします。
ここからは、社外の個人向け・企業向けに分けて実際の書き方の例をご紹介いたします。

社外(取引先)の個人に送る手紙の例

拝啓
○○の候 ○○様ますますご活躍のこととお喜び申し上げます。さて、私儀
○月○日をもちまして株式会社○○を退職することとなりました。
在職中には大変お世話になり、心より感謝申し上げます。今後についてですが、弊社○○部○○が後任として貴社を担当させていただくことになりました。
後日改めて○○がご挨拶に伺いますので、何卒よろしくお願いいたします。本来であれば直接ご挨拶するべきところですが、略儀ながら書中をもってご挨拶とさせていただきます。
末筆ながら、今後の皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。敬具令和○○年○月×日
株式会社○○ △△(住所)
(連絡先)

社外(取引先)の企業に送る手紙の例

拝啓
○○の候 貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。さて、私儀
○月○日をもちまして株式会社○○を退職することとなりました。
在職中には格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。つきましては、弊社○○部○○が後任として貴社を担当させていただくことになりました。
後日改めて○○がご挨拶に伺いますので、何卒よろしくお願いいたします。本来であれば直接ご挨拶するべきところですが、まずは略儀ながら書中にてお礼かたがたご挨拶申し上げます。末筆ながら、今後の皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。敬具令和○○年○月×日
株式会社○○ △△(住所)
(連絡先)

その他退職日に行うこと

退職日当日の挨拶についてご紹介しましたが、その他最終出勤日に行うことはあるのでしょうか?

一般的には、以下のようなことを業務時間内におこなうことが多いです。

  • デスク周りの掃除や借りていたものの返却
  • 引き継ぎの最終確認
  • 備品の返却や退職後に必要となる書類の受け取り

こちらに関しても、当日抜けがないように注意しましょう。

まとめ

退職の際の挨拶について、挨拶のポイントや例文についてご紹介いたしました。
お世話になった会社に気持ちを込めて最後の挨拶を行い、円満に退職してくださいね!






RUN-WAY編集部

RUN-WAYは、「自分らしくHappyに働きたい」と願う、全ての女性をサポートするためのメディアです。
働く女性の困ったを解決し、理想のキャリアに一歩近づくための情報をお届けします。