「添え状」の意味とは？
就活するときは、応募書類のエントリーシートや履歴書などを送るときも多くあるでしょう。
しかし、指定された応募書類のみを単に送ると終わりということではありません。
一般的なマナーとしては、「添え状」を一緒に送るようになっています。
しかし、「添え状」を送るときに、どのように具体的に書くといいかわからない人も多くいるでしょう。
「添え状」の書き方を間違うと、マナーに違反することもあるため注意しましょう。
また、普通の常識がないと思われることもあり得ます。
いいイメージを与えるためのせっかくの「添え状」が、かえってイメージを悪くするようになってしまいます。
ここでは、「添え状」についてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
では、「添え状」はどうして必要なのでしょうか？
「添え状」は必要ないというようなことも耳にします。
しかし、企業によって「添え状」についての考え方が違うことも、十分に把握しておきましょう。
というのは、「添え状」があるかどうかによって、差がライバルとつくときも多くあるためです。
「添え状」は、社会人のマナーであると同時に、きちんと礼儀がなっているかを見極める材料であることも覚えておきましょう。
真剣さや本気度にも関係するため、「添え状」を同封するのがおすすめです。
ここでは、「添え状」が必要な理由についてご紹介します。
差出人をはっきりさせる
「添え状」は差出人をはっきりさせるために必要です。
企業の大手においては、多くの応募者から届いた書類を確認する必要があるため、手間が非常にかかります。
しかし、企業の採用担当者などは、「添え状」があると誰から届いた書類かすぐにわかります。
多くの書類を確認する必要がある採用担当者としては、「添え状」があるのみでも手間が少なくなります。
また、採用担当者の手間が少なくなる以外に、メリットが応募者にもあります。
「添え状」を確認した採用担当者は、イメージとして応募者の名前などが焼き付くことがあります。
「添え状」は、このようなことでも大切な役目があるといえるでしょう。
送る目的がわかる
「添え状」は、送る目的を知らせる役目があります。
採用担当者は、どのような目的で届いた書類かわからないと混乱します。
「エントリーシート、履歴書、職務経歴書を送ります」と「添え状」に記載しているのみで、受け取った採用担当者はどのようなものが届いたかすぐにわかります。
中身を見ればわかるのではないかと思うかもしれませんが、採用担当者は多くの書類を確認する必要があるため大切なことです。
また、就活ではない目的で届いた書類もあると、紛らわしくなってきます。
このようなときに、どのような目的で届いたかがわかる情報があると、整理しやすいでしょう。
「添え状」は、採用担当者に対する気配りということでも大切でしょう。
送る書類の概要を知らせる
「添え状」は、別に送付状、送り状、挨拶状というような名前があります。
「添え状」は送る書類の概要を知らせるためにも大切な役目があります。
また、概要にどのようなものを送るかを記載しておくことによって、漏れている書類がすぐにわかります。
書類を就活生が送るときに入れ忘れることもありますが、採用担当者が開封したときに落ちて無くなっていることもあり得ます。
あるいは、書類を別の人が知らないで間違えて持っていくこともあります。
ちょっとした間違いですが、大きく応募者の人生が変えるようになってしまいます。
しかし、概要をきちんと書いておくと、どのようなものがもともと送っていたかわかります。
ちょっとした気配りでしょうが、ビジネスマナーとしても「添え状」は大切になってきます。
「添え状」を書く方法とは？
「添え状」を書くときは、どのように書けばいいか悩む方がいるのではないでしょうか。
「添え状」を書く方法としては、パソコンによるものと手書きによるものがあります。
現在のメインはパソコンによるものですが、手書きでも問題ありません。
ここでは、パソコンで「添え状」を書く方法についてご紹介します。
「添え状」の用紙は、サイズを履歴書と同じにするのがいいでしょう。
サイズを同じにすることによって、用紙がばらつくのを避けることができます。
また、項目の配置に「添え状」は注意しましょう。
「添え状」は、横書きで履歴書と同じように書きましょう。
送る年月日を「添え状」の左上に書きます。
年月日は暦のいずれでも問題ありませんが、職務経歴書と履歴書は統一しましょう。
応募する企業名は省略しないで、右寄りに正式な名称で書きます。
正式な部署や採用担当者は、改行して書いて、「様」を採用担当者名の後に書きましょう。
なお、企業名や部署だけのときは、「御中」と書きます。
自分の名前と住所、メールアドレス、電話番号を、送り先の下の右側に1行ごとに改行して書きます。
メールアドレスや電話番号は、連絡しやすいものを書きましょう。
要件を中央揃えで書きます。
採用関係の書類を企業に送るときは、一般的に「応募書類の送付について」「応募の件について」と書きます。
「添え状」の文章は、「拝啓 時下、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などのようなものから書き始めます。
時候の挨拶を入れるときは、季節の言葉に「時下」の箇所を変えるといいでしょう。
求人の募集書類を送る旨を、主文では書きます。
書類を送る旨だけでなく、自分なりに志望動機をシンプルにアピールするのもいいでしょう。
最後には、「敬具」という「結語」を右下に書きます。
「記」と用紙の中央に書きます。
同封している書類の内容と枚数を、箇条書きで書きましょう。
最終的に、1枚の用紙に全ての項目が入っているか、誤字や脱字がないかをチェックすることが大切です。
履歴書を持って行くときは「添え状」は必要ない
企業に履歴書を持って行ったり、面接官に直接渡ししたりするときは、「添え状」は必要ありません。
というのは、「添え状」は対面で書類を渡せないときに、中身を受け取る側がチェックしやすいようにするためのものであるためです。
履歴書を直接手渡すときは、口頭で簡単に中身の概要について説明をするのがおすすめです。
渡すときには、「職務経歴書と履歴書をお持ちしましたのでよろしくお願いいたします」などというといいでしょう。
しかし、履歴書を持って行くときに、「添え状」をつけても評価が悪くなるということでもありません。
履歴書を直接渡せないときには、正しく書いた「添え状」をつけることが大切です。
この他のときは、「添え状」をつけなくてもそれほど大きな影響はないでしょう。
