秘書に求められる仕事の種類と内容とは？業務内容を徹底調査！

秘書は女性の憧れの職種の1つですが、実際にどのような業務を担当するのか、細かい部分はあまり知られていません。

これから秘書にチャレンジしたいという方のために、この記事では秘書の具体的な仕事内容をご紹介していきます。

秘書の仕事内容のメイン業務！調整役の力を発揮するスケジュール調整

仕事のメイン業務となるのが、上司のスケジュール調整です。例えば、以下のようなシーンで秘書は上司のスケジュールを管理します。

実のところ、秘書は単に上司のスケジュールを把握しているだけでは不十分です。

必要に応じて他社や社内のスタッフと交渉をし、スムーズに業務が行えるように日程を考えるのも仕事の1つです。

来客や他社からの訪問がある場合、社内だけでなく取引先や顧客といった社外との調整が必要になりますので、秘書には調整力や交渉力も求められてきます。

また、講演会や学会、休暇といったイレギュラーな予定が入っているときには、その都度調整を行います。

スケジュールが詰まっているときには、優先順位を決めて予定を立てなければならず、的確な判断力も必要なスキルの1つです。

自分がついた上司だけでなく、一緒に仕事をする先方のスケジュールもある程度知っておく必要があるでしょう。

社内外のあらゆる文書やメールに対応！パソコン能力も必須の文書作成

秘書は、上司に代わり文書を代筆することも多々あります。

パソコンを使った作業も多く、メールの返信なども随時必要です。

担当することが多いのが、例えば以下のような文書の作成です。

業務連絡や社内のイベントの案内、各種報告などは管理職から部下に文書で通知されることが少なくありません。

このような社内文書を上司に代わって作成し、各部署に配布するのも役割の1例です。

また、取引先や顧客への礼状や案内状などの作成も担当します。

取引先や顧客に不幸があったときには、お悔やみの言葉を記した弔慰状を作成することもありますので、冠婚葬祭のマナーについてもある程度知っていることが必要です。

連絡文を始めとする事務的な社内文書の場合は、パソコンで作成することが多いですが、礼状や弔慰状などは便せんに手書きで書く場合もあります。

連絡事項や上司に届いたメールの返信を行うのも、業務の1つと言えるでしょう。

ファイリングから破棄まで！欲しいものがすぐに探せる文書管理

「例の資料を見たい」といった上司からのリクエストに応えるのも、実のところ秘書の仕事です。

ファイリングや文書管理を徹底する

ファイリングや文書管理の知識は、秘書検定でも問われる項目の1つ。

実際、秘書はさまざまな書類と格闘しなければならないケースが多いです。

これまでに発行された膨大な数の書類を分かりやすく整理し、ファイリングをすることは秘書業務の中でもかなりのウェイトを占めてきます。

必要なときにすぐに取り出せるようにしておけば、上司からの突然の要求にもすぐに対応することができます。

仕分けをして不要な文書を破棄する

不要な文書と必要な文書を分けて、要らない書類を順次破棄していくのも秘書の仕事です。

組織で取り扱う文書の中には、重要書類も少なくありません。

この手の重要書類を誤って捨ててしまうことがないように、秘書は文書を取捨選択して、捨てるものと保管するものとに仕分けを行います。

社内文書を回覧し、回収してファイリングする

秘書は、回覧書類の管理も担当します。

上司からの通達や各種連絡事項などを文書にし、回覧用のボードなどに挟んで各部署にまわすのも、秘書業務の一環。

回覧が終わったら、文書を所定の場所にファイリングをして保管します。

重要度と緊急度を見分けるのがポイント！仕分けや投函も行う郵便物管理

上司に届いた郵便物を開封し、見せる必要があるものとないものとに仕分けを行うのも、秘書の仕事です。

この業務では、郵便物の重要度や緊急度を見分ける工夫が求められてきます。

例えば、明らかに重要度が低いと思われるダイレクトメールや広告などは、急いで上司に見せる必要がありませんので、他の重要な郵便物を優先して処理を行うことになります。

このような書類は、概して緊急度や重要度が高くなります。

内容に応じて上司や担当部署に確認作業を行い、回答や返信が必要なときには、郵便物の投函やメールの返信などを行って対応を進めていくわけです。

各部署に知らせたほうが良い文書であれば、コピーを取って回覧などで情報を共有できるようにします。

会議の準備やお茶出しも！会社の顔として注目される来客対応

秘書は、上司に会いにきた来客の対応や上司が主催する会議の準備なども担当します。

このようなシーンで発生することが多いのが、次のような業務です。

実のところ、来客や会議の際には秘書がお茶出しなどを担当するケースが多いです。

このようなときには、湯茶や菓子の準備が必要です。

会議の場合は、事前に会議資料などを作成することも少なくなく、当日の日程をつつがなく終えられるように秘書は終始気を配ります。

接待に利用する応接室や会議室の準備も、重要な仕事。

人数や状況に合わせて椅子やテーブルのセッティングを行って、来客や参加者を気持ちよく迎えられるようにします。

時間帯やスケジュール次第では、昼食や弁当の手配を行う必要もあるため、来客や会議があるときに仕事量が多くなることは半ば避けられません。

接待の際には、手土産の準備なども適宜行います。

打ち合わせや会議の準備に欠かせない！調整役の手腕を発揮する社内対応

担当部署との連絡やスケジュールの相談といった社内対応は、秘書の腕の見せ所と言えます。

調整役としての秘書のスキルを思う存分発揮できるのが、この手の業務です。

秘書は、上司に関わるすべての人との連絡や打ち合わせ、会議のスケジュール調整などを行います。

このような業務に応接室や会議室を使用するときには、必要に応じて予約簿などに記入をしてアポイントメントを入れます。

上司の元に各部署から集まった決裁書類を受付し、上司に渡すなど、社内のスタッフと上司のやり取りを繋ぐ窓口にもなるわけです。

スケジュールや来客の予定について社内から問い合わせがあれば、随時対応を行います。

スムーズな受け答えが求められる！毎日行うメールや電話の対応

秘書は、社内の各部署とのスケジュール調整や社外対応で、上司の代わりに電話やメールを受けることがあります。

自分や上司への連絡はもちろんですが、担当部署や他の秘書が対応できないときには、代理で連絡を受け付けるケースも少なくありません。

例えばこのような業務を担当するのが、秘書です。

社外からの問い合わせに上司や担当部署が応じられないといった場合、代理という形で対応を行います。

話の内容を聞いて、折り返し連絡が必要であればその旨を上司や担当部署に伝えます。

また、社内のスタッフや担当部署からの電話やメールに対応するのも業務の1つです。

このような業務をこなす上で必要になるのが、コミュニケーション能力。

相手や状況に合わせたスムーズな回答が求められますので、コミュニケーションのスキルはとくに重要です。

イベントや出張時に発生する！交通機関やホテルなどの手配関係

上司がイベントに出席するときや出張に行くときには、秘書の出番です。

こういった状況では、以下のような業務を担当する場合があります。

社外会議やイベントがある場合、上司に確認をして出欠の返事を明らかにします。

当日に会食を予定しているときには、利用するお店の予約をアレンジする必要もでてくるでしょう。

遠方に上司が出張するといった場合は、列車や航空券の予約も担当します。

現地で上司が宿泊するホテルの予約も、秘書が行う準備の1例です。

社用車やタクシーを利用する必要があるときには、適宜手配を行います。

状況に合わせた手土産の準備も仕事の1つになってきますので、このようなときには責任も重大です。

多くの場合、上司だけでなく、当日同行するスタッフの予約も一緒に行うことになります。

社用から私物まで広範囲！上司に必要なものを購入する買い物代行

秘書の仕事の中では、いろいろなお使いを頼まれることもでてきます。

買い物はとくに多く、次のような品物を秘書が購入するケースは多々見られます。

仕事や取引に必要な品はもちろんですが、上司の昼食や私物の買い物を頼まれることもあります。

クリーニングの手配や宅配便の注文なども必要に応じて行うのが秘書の仕事です。

来客があるときには、帰り際に渡す手土産も見繕って用意をします。

また、普段の業務や来客、会議で必要になるお茶やお菓子の補充も、随時行うことになるでしょう。

文房具やOA機器の備品が足りなくなったときには、自らお店に出向いて品物を購入してくる場合もあります。

どのような買い物を頼まれるかは、上司やその組織によってケースバイケースです。

上司の代わりや会社として対応！挨拶状や贈答品などの手配関係

会社の顔ともなる秘書の仕事では、季節の挨拶状やお中元、お歳暮などを任されることも多いです。

このような業務では、上司の代わりに、または会社の代表として対応することになりますので、先方に失礼がないように注意をする必要がでてきます。

担当することが多いのが、例えばこういった挨拶状や贈答品です。

会社によっては、取引先や顧客に年賀状や暑中見舞いといった季節の挨拶状を欠かさずに出していることがあるかもしれません。

住所録をもとに挨拶状の手配をするのも業務の1つです。

また、社内の人事異動のお知らせなども手配します。

取引先や顧客へのお中元、お歳暮を選ぶことも、仕事内容に含まれます。

現役の秘書を対象にしたお中元やお歳暮の試食会なども開催されており、業務の中でも贈答品のセレクトは重要な仕事の1つになっています。

出張旅費や交通費！上司の立替料金を社内に申請する精算業務

仕事の中で発生することがあるのが、次のような費用の精算業務です。

こういった費用の中で上司や秘書が立て替えた分があるときには、後から会社側に申請をして精算をしてもらうことになります。

立替え費用の精算手続きは上司自身が行うこともありますが、現実には、多忙な上司に代わり秘書が代理で経理課などに申請を行うケースも多いです。

実のところ、文房具代や上司の昼食代など、比較的小さな買い物の費用は、秘書自身がその場で立替え払いを行って後から精算をしてもらうケースも見られます。

このような費用の精算の仕方は会社によっても異なることがあり、仕事内容もその都度変わってきます。

部屋や会議室の掃除も！上司が気持ち良く働けるために行う環境整備

秘書は、上司が気持ち良く働けるように、また、社外のお客様に心地良く過ごしてもらえるように、上司の部屋や応接室の環境を整えます。

上司の部屋の掃除は秘書の仕事になることが多い

多くの場合、上司のデスクを拭く、ゴミを片付けるといったオフィスの掃除は、秘書の仕事になります。

オフィスが清潔で整理整頓が行き届いていれば上司の仕事もはかどる可能性がありますので、コンスタントに環境の整備をすることは実のところ重要です。

備品をチェックして管理をする

必要な備品がないと、仕事にも支障が出ることがあるでしょう。

足りない備品を適宜チェックしておき、必要な時には適宜補充をします。

業務をスムーズに行えるように、備品の管理を行うのが秘書の業務です。

応接室や会議室の掃除をする

急な来客や会議の際にも慌てないように、応接室や会議室の掃除もコンスタントに行います。

快適に使えるようにするためには、室内の換気や空調設備のチェックなども済ませておく必要があるでしょう。

緊急時の手配に役立つ！使えるお店や出張先のホテルなどのリサーチ業務

このような情報を把握しておくことも、仕事の一環になってきます。

業務の中では、上司から突然お店探しの仕事を頼まれることもあるでしょう。

日ごろから情報を集めておけば、いざという時にわざわざ探さなくて済むため自分自身も楽になります。

例えば、会食に使えるお店を探すときには、和洋中のジャンルごとに適当なお店をピックアップしておくと便利。

個室があるかどうかを調べておけば、接待の際にも役立ちます。

国内外のホテルの情報や会食に使えそうなお店の情報も、ぜひ集めておきたいところ。

全国のおすすめのホテルやレストランの中から、ビジネスシーンに使えるような場所を調べておきます。

各地の美味しいものや話題のものも、押さえておきたい情報と言えるかもしれません。

秘書は手土産を用意することも多いため、普段から情報にアンテナを張っておくのがスムーズに業務をこなす上でのコツになってきます。

上司の時短を助ける！話題のニュースや取引先の下調べを行う情報収集

求人の仕事内容などではとくに紹介されていない場合が多いですが、必要な情報を上司に伝えることも秘書の仕事です。

この仕事をする上では、情報収集をコンスタントに行っておくことも必要になってきます。

この手の情報は、上司の仕事をサポートする上でも集めておいて損はないでしょう。

上司にとって必要な情報の下調べをするのは、いわば秘書の役割。

このほかにも、上司から依頼された調べものや、上司にとって必要な情報の下調べなども、随時秘書が対応する必要があります。

ビジネスにおいては、ちょっとした情報が役立つことが少なくありません。

取引先の動向や市場の変化などは、上司をサポートするに当たってもぜひ把握しておきたい情報です。

役立ちそうな新聞記事のスクラップやファイリングなども、ときに仕事内容の1つになってきます。

上司が臨機応変に対応できるように、補佐をするのも秘書の仕事です。

講演会やパーティーの同行や代行！イベントや冠婚葬祭の外出

秘書は、社外でも上司の代理としていろいろな業務をこなします。

実際、以下のような状況では、秘書が上司に同行、もしくはひとりで代理として出席することがあります。

例えば、上司が有識者の講演会などに招待されている場合、上司の代わりとして秘書が出席する場合があります。

また、政治関係や取引先が主催するパーティー、祝賀会などに、秘書が代理で出席するケースも多いです。

各種イベントの際には、上司に同行する形で秘書が出席するパターンも少なくなく、取引先や顧客からも顔を覚えてもらえることが増えます。

実際、このようなシーンでは秘書が上司や会社の顔として見られますので、責任は大きくなるでしょう。

取引先や顧客の葬儀に際しては、秘書が弔問して哀悼の意を表します。

上司が仕事で出席できなくても、秘書が代理で出席することで、先方にも少なからず敬意を示すことができるわけです。

外資系企業の秘書！一般企業の仕事内容にプラスされる業務とは？

人気の高い外資系企業の秘書の場合は、一般の秘書の仕事内容よりも業務の幅が広くなります。

外資系企業の秘書も、もちろん一般の秘書と同じような仕事をこなしますが、この手の企業では次のような英語を使った業務が増えるのが1つの特徴です。

単に英語が話せるだけでなく、外資系企業ではビジネスに英語を活かせるかどうかが問われてきます。

英語で電話応対や来客応対を行う

外資系企業は、海外との交流が盛んです。

本社からのスタッフの来訪や電話も日常的にありますので、コミュニケーションが取れないと業務に支障がでてきます。

欧米の企業の場合は、英語を使ったてコミュニケーションをすることが多く、ビジネス英語やビジネスに適した表現をマスターしておく必要があるわけです。

英語のビジネス文書を取り扱う

外資系企業では、社内文書やメールの文章もすべて英語といったケースが多いです。

適切な対応をするためには、このような文書の内容を把握する英文解釈のスキルが求められてくるでしょう。

また、メールの返信などを行う際には、英語のライティング能力も必須です。

海外出張の準備を行う

海外出張に関する業務が増えるのも、外資系企業の傾向の1つです。

こういった場合、現地のホテルの手配などを行うことになります。

ホテルが日本語に対応していないときには、英語などの外国語で予約の手配をする必要がでてくるでしょう。

医療系の秘書！一般企業の仕事内容にプラスされる業務とは？

外資系企業と同様に、医療系の秘書もプラスアルファの仕事内容が発生することがあります。

医療機関や研究機関などでは、上司の橋渡しをする相手も、医療関係者や医療スタッフとなるのが常。

そのため、一般の秘書よりも専門的な知識や技能が求められてきます。

基本的な医学や医療の知識が必要になる

医師などの医療スタッフとコミュニケーションをする際には、基本的な医学用語や初歩的な医学の知識などはあったほうが話がスムーズに進む可能性があります。

学術的な言葉を理解できるだけの知識があれば、サポートも的確に行えます。

医療関係独自の事務知識も不可欠

診療報酬など、医療分野ならではの知識も医療系秘書には必要です。

日常業務を行う上でも、医療事務をこなせるぐらいの知識は備えておきたいところです。

学会資料の準備を行うこともある

秘書として医療スタッフや医療関係者のサポートに携わると、学会の資料作りなども手伝うことがあるかもしれません。

このようなときにも、医学や医療の知識は役立ってきます。

資料の構成を考える場合、知識があるのとないのとではやはり出来栄えが違ってくるでしょう。

所属や上司によって変わる？増減することもある秘書の仕事内容

ここまで、秘書の基本的な仕事内容についてご紹介してきましたが、実際の秘書の業務は担当となる上司や企業によって変わることが少なくありません。

同じ企業で働いていても、上司によって仕事内容がガラリと変わる場合があるのが秘書の仕事の難しい点です。

自分で手配や調整をする上司の場合は、業務が減ることも

上司によっては、出張の手配やスケジュールの調整も自分で行います。

このような上司につくときには、秘書は適宜必要なサポートをするだけで良いため、業務量が減ります。

パソコン操作が苦手な上司、私用を多く頼む上司のときは業務が増がち

パソコン操作が分からないなど、文書の作成をすべて秘書に任せる上司の場合は、業務量も多くなります。

パソコン操作を教えてほしいといった依頼をされると、本来の秘書の業務を超えた仕事が発生するかもしれません。

また、プライベートな用事を秘書に頼む上司の場合も、秘書業務以外の仕事が増える可能性があります。

部署の規模や忙しさによって秘書の忙しさも変わる

秘書の業務量は、ついた上司の担当部署によってもかなり左右されます。

上司の出張や会議が多い部署の場合は、秘書の仕事も増えてくるでしょう。

個人秘書かグループ秘書かで役割や仕事量も変わる

秘書は、個人秘書とグループ秘書とに分かれますが、この2つは役割や業務量に違いがあります。

マンツーマンで上司につく個人秘書は概して仕事量も多くなりがちですが、複数のスタッフと仕事を分担できるグループ秘書の場合は業務量も幾分少なくなる可能性があります。

これって秘書の仕事？上司や家族の私用を頼まれることもある

仕事をする際に問題になりやすいのが、上司が公私混同をして自分や家族の私用を秘書に頼むケースです。

例えば、次のような仕事を依頼されるパターンが多いため、これから転職を目指すときには覚悟をしておいたほうが良いかもしれません。

週末の旅行や休日のレジャーなど、ビジネスに直接関係のない旅行や外出の手配は、本来は秘書の仕事ではありません。

また、自分で使用する品物の購入や家族に関する用事などを、秘書に頼むのは行き過ぎという見方もあります。

しかしながら、現実にはこのような業務を自分の秘書に頼む上司もいますので、働き始める際にはある程度予測をしておく必要があるでしょう。

休日返上！突発的な内容は時間を問わず連絡があることもある

この仕事では、ときに時間外や休日の呼び出しなどにも対応する必要がでてきます。

こういった状況では、時間や休日を問わず上司や関係者から連絡を受けることもあるでしょう。

突然のトラブルや不幸、病気などは、いつ何時起こるか分からないのが現実です。

事の状況次第では、すぐに出社してその場で対応しなければならないこともあります。

したがって、秘書の仕事は、ときに時間外の仕事が生じる可能性があるわけです。

休みの日でも働かなければならないケースがある点は、予め理解しておいたほうが良いでしょう。

休日や帰宅後も、上司や会社と常に連絡が取れるような状況にしておく必要があります。

仕事内容が広範囲にわたる秘書の仕事内容！求められるスキルとは？

ざっと秘書の仕事内容についてご紹介しましたが、内容が多いことに驚かれたでしょう。

たくさんの業務をこなす秘書に求められることは以下のとおりです。

郵便物や文書の管理といった小さな仕事でも、常に優先順位を判断する必要があります。

重要度や緊急度などを判断して、必要な対応から行っていくスキルがまずは必要です。

また、コミュニケーション能力も重要なスキルの1つ。ときに周りの人に無理なお願いをしなければならない状況もでてきますので、日頃からコミュニケーションをとりやすい状態にしておくことが大切になってきます。

必要なときに何がどこにあるのかを判断するには、記憶力も必要です。

以前にはどうしていたのかや、書類の保管場所などを逐一記憶にとどめておく能力も、求められるスキルに挙げられます。

秘書の失敗は上司の失敗に繋がる！ピンチにならないためのコツとは？

自分の失敗は言わば上司の失敗にもなってしまうため、失敗が怖いと感じる秘書は多いものです。

失敗しないために普段からくせを付けておきたい仕事のコツをご紹介しましょう。

必ず上司に相談をして業務を行う

秘書の仕事では、自分勝手な判断がときに取り返しのつかない失敗に繋がります。

大丈夫だと安易に判断せずに、上司に相談をする習慣を持つことが大切です。

スケジュール調整の際にはメモを取る

聞き間違いや記憶違いなどは、スケジュール調整をするときにとくに避けたいミスです。

いつ、誰と、どのように決めたかまでメモをしておけば、後から内容を確認したくなったときにもすぐに対応ができるでしょう。

用事が済んだものも念のため保管をしておく

もう使わない書類も、確認作業の際に必要になることが考えられます。

このようなときに慌てないために、不要だと思う書類もしばらくの間は保管をしておいたほうが安心です。

ちょっとした慎重さが、ピンチを避けることに繋がります。

不安なことは周囲に相談する

万が一不安がある場合は、そのままにせずに上司や周囲のスタッフと相談をしましょう。

問題を共有することで、失敗が避けられることもあります。

秘書は仕事内容が多い！基本的なことを学ぶなら秘書検定の資格取得がおすすめ

秘書になるのに資格が必ずしも必要というわけではありません。

ただし、先にご紹介したとおり、秘書の仕事は多岐に渡ります。

仕事の基本的な内容を学べる以下のような資格は、業務の助けになるのでおすすめです。

一般企業の秘書におすすめの秘書技能検定

この技能検定は、新卒の学生も多く受験している資格試験です。

検定では、基本的なビジネスマナーや事務に関する知識などが問われます。

日本の企業で求められるような内容になっており、実用性の高さでも人気があります。

外資系企業の秘書におすすめの国際秘書（CBS）検定

電話応対やスケジュール調整といった通常の業務の他に、ビジネス英語などの知識が問われるのが国際秘書（CBS）検定です。

上級のCBSファイナル試験を受けることで、CBSの資格を取得することができます。

医療秘書技能検定は病院や医療関係企業の秘書におすすめ

こちらの検定は、医学の基礎知識や医療関連の法律、医療事務などが試験科目になっています。

医療機関や医療関係の企業で働く上でぜひ知っておきたい知識を身につけられるのが、この資格の特徴です。

仕事の幅が広がる！転職するなら取得したい秘書検定以外におすすめの資格

秘書は仕事内容が多いため、業務を円滑に進めるためにも勉強やキャリアアップが必要です。

業務を向上させるためにおすすめの資格としては、次のようなものが挙げられます。

社外対応や来客対応に役立つ資格

ビジネス実務マナー検定やサービス接遇検定、ビジネス電話検定などは、毎日の業務にも役立ちます。

コミュニケーションをスムーズにするためのノウハウを習得できますので、周囲からの印象も良くなるでしょう。

文書作成に役立つ資格

資料作成やビジネス文書の作成スキルをアップしたいときには、ビジネス文書検定や文書デザイン検定、日商PC検定などがおすすめできます。

ビジネス文書の正しい書き方や見やすいレイアウトなどを学べるのが、この手の検定です。

英語能力のアピールに役立つ資格

英検やTOEICといった資格は、国内の一般企業でも少なからず評価されます。

国内企業でも、業種によっては英語で書かれた製品のマニュアルや契約書などを取り扱うことがあるため、英語力は1つのアピールポイントになります。

秘書の仕事内容は種類が多いが短期間でキャリアアップが見込める

秘書というと華やかなイメージがありますが、ここで取り上げたように仕事内容は多彩です。

この職種は思いのほか仕事内容が多く、その分数年でかなりキャリアをアップできることがあるのが魅力と言えます。

女性ならではの気遣いやセンスを活かせる仕事を探しているときにも、秘書は1つの選択肢になるでしょう。

さまざまな業務を経験することができますので、充実した仕事を求める方にはとくにおすすめです。

必要な資格を取得すれば、未経験でもチャレンジできる可能性がでてくるでしょう。

今後の方向を考えながら、自分に合った秘書の仕事を選んでみてはいかがでしょうか。

いろいろな業務を体験すれば、以後のキャリアにもプラスになるでしょう。