やることが多すぎる？総務の仕事の大変さ
総務の仕事は会社によっても変わりますが、会社組織を円滑に動かしていくための手助けをすることが、業務の目的であることに違いはありません。広く部署間をまたぐため、担当しなければいけない仕事が非常に幅広く、色々な軋轢に晒されてしまうことも少なからずあります。例えば、経営者と労働者の間で折衝を行わなければならなかったり、外部のトラブルから社員を守らなければならないということもあります。そのため、総務の仕事は業務の性質上から生まれる独特の大変さがあり、それがストレスの原因と感じる人も少なくありません。
総務の仕事はこんなに大変
総務はやりがいを感じやすく、スキルアップや大きなキャリアアップを狙える業務である反面、その職務の広さから、想像外の大変な業務と出会いやすいのも事実です。ここでは経験者が感じた、仕事が大変だと感じたポイントを上げていきます。
仕事のために学ぶことが山ほどある
総務は業務範囲がとても広いので、業務にあたるにはとにかく沢山の物事を参照する必要があります。それは自社や担当部署の業務の範囲だけでなく、先例や法令、業者間の慣例や、ときには世論を調べての行動が求められます。この守備範囲の広さこそが総務の仕事で最も大変な点の1つです。特に、初めて総務に配属された直後は、覚えることが大量にあるため、作業量以外の時間も多くとられてしまいます。しかし、その反面、多くのスキルや知識を得るチャンスでもあります。中小企業の場合には総務が経理や人事などの他部署を兼務している場合も少なくありません。そのため総務で働きながら、様々な部署のスペシャリストとしてのスキルを身につけることも珍しくはない仕事です。
仕事の大変さの割には目立たない
総務は会社内では「何でも屋」として見られる仕事です。作業量も学ぶことも多いため、慣れないうちは特に大変です。しかし、直接的にプロジェクトを生み出したり、利潤を産む仕事ではないため、成果を周囲に認めてもらい難い仕事といえます。そのため、社内では仕事量の割にはあまり目立たない存在になりやすいです。社内を円滑に回すための仕事の多くは総務が行うのに、その手柄は認められないので、仕事のモチベーションを維持する工夫が求められます。やりがいや目標を作ることができない人にとっては、ストレスを溜める原因となるかもしれません。
人や会社との関係に悩む
総務は部署や役職を橋渡しとするため、人と会社との軋轢に悩まされやすい仕事です。軋轢を仕事として解決をするためには、相手にとって聞きたくない言葉や、言いづらい話をしなければならないことがあります。それは、上役に物申すような仕事を求められるような事態にも起こりえます。その解決は誰にとっても難しいものです。そのため、総務の仕事を上手にこなすためには、あらゆる部署の長や役員などと上手くコミュニケーションがとれていることが大切です。
クレーム対応
総務は社外からの意見を聞く窓口であることが少なくありません。その中には前向きなものだけでなく、ときにはクレームも含まれています。SNSが発展して、個人による情報の発信が可能な現在では、クレーム対応の誤りは会社に大きなダメージを与えかねません。そのため、場合によっては、自分や会社が正しいと思っていても、頭を下げなければならないことがあります。
コミュニケーションが大事！総務の仕事に向いている人とは？
総務の仕事内容は、人を支えて業務をフォローする重要な仕事ですが、あまり目立たない業務が多くを占めています。そのため、一般的な業務だけでは大きな評価を得ることが難しいです。人によっては業務が性に合わないと感じるかもしれません。総務の仕事に採用されることを希望している人は、仕事とのミスマッチを起こさないためにも、事前に仕事への適性があるのかをチェックしておくことは大切です。総務の仕事は次のような6つの特徴を持つ人が向いているといえます。この要素の全てを求めることは難しいかもしれませんが、総務の仕事を行うにあたって、足りない面を見つける手助けになります。
豊かなコミュニケーション能力を持っている
多くの人と折衝をし、問題を解決していく総務の業務にとって、コミュニケーション能力は欠かせないものです。コミュニケーション能力とは、協調性と自己表現能力といった意思疎通の能力です。特に総務では、人の悩みや思いを汲みとることのできる協調性が強く求められます。数字での評価が難しい要素を扱うのが総務の仕事です。人の心や悩みに対峙するためには、協調性は何よりも大切です。総務は、会社によってはコミュニケーション能力に欠ける人が配属されることがあります。しかし、総合的に様々な部署や役職の人と折衝をする必要があるため、何よりもコミュニケーション能力が求められる仕事です。
交渉能力が高く粘り強い人
コミュニケーション能力で説明したように、総務は多くの人と対話することが多い仕事です。社内だけでなく、時には社外の人と交渉しなければならないことがあります。社内社外を問わず、利害が対立するものの間に立つのが仕事です。その交渉を上手く纏めるためには、管理職と同等といえるレベルの交渉力が求められます。総務の交渉は直接的には利益を生み出しません。しかし、長期的に見れば、トラブルを事前に防ぐなど、企業のランニングコストやリスクマネジメントに大きく貢献します。
問題解決能力を持った人
総務が解決しなければならない仕事の多くに、マニュアルは存在しません。流動的で突発的なトラブルであっても対処できるだけの柔軟な思考を持った人材が総務の仕事には向いています。問題を解決するためには、諦めが早い人には難しいことです。我慢強く問題に立ち向かうことのできる、何事も諦めない人が求められます。また、わからないことにも柔軟に取り組み、前向きに考える姿勢を持った人も向いています。マニュアルにない仕事を多くこなさなければならない総務では、柔軟な発想ができ、臨機応変な考えができる人材が求められる現場だからです。
広く知識を持ち情報収集が得意
問題解決能力と関連する事柄ですが、広い知識と情報収集能力は、総務の仕事を行う上で、とても重要な能力です。その仕事柄、総務は多くの法令や事例などを参照することが求められます。新しく起きたトラブルに対処するためには、いち早く情報を集めて対処を取らなければなりません。そのため、総務の仕事には情報収集能力は欠かせない能力です。総務における情報収集能力は、受動的に情報を収集してくるだけの能力を指していません。積極的に業務を円滑に動かし、外部のトラブルから会社を守るためには、常にアンテナを張り巡らして、あらゆる情報を集めなければなりません。そのためには社内で日々業務を処理しているだけでは足りず、自ら積極的に情報を集めることが必要です。求められる情報は、組織運営に関わる情報だけでなく、危険な信号をも察知することが大切です。
礼儀正しい人
総務はときには会社の顔として来客対応を行ったり、外部に業務内容を発表することがあります。対応が悪ければ、会社の面目は潰れてしまいます。そうならないためにも、礼儀正しい人材が配属されることが大切です。
社内のエースよりもバックアップが好きな人
総務は黒子的な仕事が多く「何でも屋」と考えられがちな仕事です。そのような「縁の下の力持ち」でありたい、人を後ろから支えて応援してあげたいと思える人は総務の仕事に向いています。
総務は会社を裏から支える存在
総務は「何でも屋」や「便利屋」と捉えられる仕事です。ですが、実際の業務は会社全体に広く及びます。ときには社外とも結びつきを持つ必要があり、多くの人と関わりを持たなければならない仕事です。その仕事1つ1つだけをみたならば取るに足りない仕事内容が多いかもしれません。営業利益を直接に生み出すわけでなく、社外的なプロジェクトを打ち立てる機会もそう多くはないでしょう。
しかし総務の仕事の主目的は、目立つ業務ではありません。会社全体の業務がスムーズに運ぶように手助けし、「会社を進歩」させるところにあります。そのような総務の仕事は縁の下の力持ちとして業務はとても大切なものです。会社の中で掛け替えのない「かすがい」となり、あらゆる人に寄り添った仕事をすることが最大の役割といえます。
