簿記の知識もあるとお金の流れが理解できる！
日商簿記検定などの簿記の資格も、総務の仕事をする際には持っていると便利。総務が担当する仕事の1つに、消耗品の管理があります。職場で使用するOA機器や文房具などの備品は、きちんと帳簿をつけて管理をするのが基本。請求書や領収書などのお金の出納に関する書類も、分かりやすく整理しておくことが必要です。こういった消耗品の出納記録は、法人税などの税金を算出する際にも重要になってきますので、思いのほか責任は重大です。職場のお金がどのように流れているかを知る上でも、簿記のスキルは身につけておいて損はないでしょう。
簿記の代表的な資格、日商簿記検定は、日本商工会議所が行っている検定試験です。初級レベルから1級まであり、受験している方の年齢や職業も多種多様です。簿記のスキルはあらゆる業種で活用することができるため、受験者の数も増える傾向があります。学生時代に取得をする方、総務や経理の仕事を任されたことがきっかけで受験する方、など、取得を考えるようになった背景にも個人差が見られます。簿記は、公認会計士や税理士を目指す方からも人気のある資格です。こういった専門職の試験では、日商簿記検定の実績が受験資格になるケースが少なくありません。したがって、上級のレベルになるほど受験する方の幅も広くなるのが一般的です。
総務のスタッフは、業務をこなす際にも公正な判断が求められます。各部署の業務を取りまとめる役割も持つため、それぞれの言い分を聞いて調整しなければならないこともあるでしょう。簿記のスキルがあれば、経理や財務といった他の部署とのやり取りもスムーズになる可能性が出てきます。客観的に判断が下せるようになり、会社にとってベストな形で業務をまとめていくことができるでしょう。いろいろな視点が持てることは、仕事をするに当たっても大きな強みになってきます。簿記の資格は他の職種に転向する場合にも役立ちますので、今後のことを考えて早めに取得しておくと重宝するでしょう。
ちなみに日商簿記検定は、筆記の統一試験とインターネットを利用して行うネット試験に分かれています。全国の商工会議所などに問い合わせると、詳しいスケジュールが分かります。
秘書検定でビジネスマナーを身につけよう
就職活動中の学生から人気がある秘書検定は、実のところ総務スタッフにも役立つ資格です。秘書検定では、基本的なビジネスマナーやファイリングなどの事務のスキルが問われます。このようなスキルは、総務の仕事でも大いに役立つでしょう。秘書検定には3級から1級までありますが、いずれの級でも問われているのがサポート能力です。上司が仕事をしやすいように、先を読んで的確に行動するスキルが、秘書検定では重視されています。サポートのスキルは、総務スタッフとして仕事をするときにも必要になってきますので、秘書検定を受けて基本的なポイントをおさらいしておくという方法もあります。
ちなみに秘書検定の3級では、次のようなトピックが試験問題になっています。
- 秘書の仕事で心がけること
- 書類を届けるように指示されたときの判断
- 「参る」の使い方
- 名刺の正しい取り扱い方
- 香典の送り方
社会人として働く上で知っておきたいのが、このようなマナー。総務スタッフは、取引先との会議や会社関連の冠婚葬祭にも携わることが多く、正しいビジネスマナーが必須です。外部とのやり取りをする際には、言葉遣いや立ち居振る舞いにも気を配るのがベストでしょう。会社によっては、総務のセクションが秘書課を兼ねているケースもあります。このようなケースの場合は、総務スタッフが秘書的な業務をこなす状況も出てくるでしょう。基本的なビジネスマナーが身についていれば、さまざまな業務をつつがなくこなしていけます。
秘書検定は全国の試験会場で実施されており、社会人にとっても受験しやすい資格試験です。大学生や短大生の受験が非常に多いですが、現役の会社員や秘書の受験者も見られますので、年齢や職業を問わず受けている人が多い検定と言えます。秘書検定には筆記と実技の試験があり、各試験で60パーセント以上正答をした場合に合格になります。1級の筆記試験はすべて記述式となっており、合格の基準も高いのが特徴です。
