「アポイントメント」の意味とは?使い方や上手く電話で「アポイントメント」を取る方法などを解説




「アポイントメント」の意味とは?

「アポイントメント」は、会合や面会の予約・約束という意味です。

「アポイント」「アポ」というのは、「アポイントメント」を省略したものです。

「テレアポイント」(テレフォンアポイントメント)という商談などの約束を電話で取り付けるものも、一つの「アポイントメント」です。

「アポイントメント」の使い方とは?

「アポイントメント」の語源の英語の「appointment」は、動詞の「appoint」(指名する)に「ment」(動作)をプラスして名詞にしたものです。

そのため、「アポイントメント」は名詞として「アポイントメントをビジネス相手から取ること」などというような使い方をします。

「アポイントメント」を使った例文としては、次のようなものがあります。

  • 「アポイントメントを前もって取る必要がある。」
  • 「今日は大切なアポイントメントがある。」
  • 「スケジュール帳にアポイントメントの予定を書き込む。」
  • 「私の仕事はアポイントメントを電話で取ることである。」

「アポイントメント」という言葉をビジネスシーンで使う時は、省略して「アポ」や「アポイント」などと使う時が多くあります。

ビジネスシーンではあまり略語を使わない方がいい時もありますが、「アポイントメント」については、略語の方がそのままの言葉よりも多く使っているようです。

上手く電話で「アポイントメント」を取る方法とは?

最も「アポイントメント」を取るのが困難であるのは、新しいクライアントの時でしょう。

「アポイントメント」を取る方法としては、大きく分類すると電話とメールがあります。

ここでは、上手く電話で「アポイントメント」を取る方法についてご紹介します。

声のトーンをちょっと上げる

「アポイントメント」を電話で取る時は、声のトーンをちょっと上げましょう。

相手に対して、ちょっと高い声は「明るい」イメージを、ちょっと低い声は「落ち着いた」イメージを与えることができます。

対面の時はちょっと低い声の方がいいでしょうが、電話は相手の顔が見えないため暗いイメージを与えます。

そのため、声のトーンを電話の時はちょっと上げる必要があります。

意識してゆっくりと話をする

「アポイントメント」を電話で取る時は、意識してゆっくりと話をしましょう。

というのは、ゆっくりと話をする方が内容が相手に伝わりやすいためです。

また、早口であれば緊張しているのがわかるので、「遅い」と自分で感じる程度の速さで話をするのがちょうどいいでしょう。

トークスクリプトを準備する

話をする内容を前もって決定した「トークスクリプト」を準備することも大切です。

サービスや商品のアピールポイントなどを前もってまとめると、短い時間で伝えることができます。

そうすると、時間を相手が無駄に使うこともなく、また反応によってどんどん自分なりのトークスクリプトができます。

そのため、抵抗がアポ電話に対してなくなるでしょう。

このようなことによって、それまで「アポイントメント」が電話で取りにくいと考えていた人でも、成果がアップすることがあります。

「アポイントメント」を電話で取る時は、ここでご紹介したようなことをぜひ試してみましょう。

なお、「アポイントメント」を電話で取る時は、電話をいきなりかけないで、プレゼントを前もって送っておけば「アポイントメント」が取れる確率が飛躍的にアップするでしょう。

また、完全にいくつかの「アポイントメント」のコツをマスターしても、「アポイントメント」が電話で取れる確率は、ケースによっても違ってきますが3%〜5%くらいが平均ということです。

そのため、電話を淡々とかけ続けることが最も大切であったります。

しかし、「アポイントメント」がなかなか取れなければ、電話をかけるのが恐ろしくなってくるでしょう。

そのため、電話をかける相手に、プレゼントを電話をかける前に送りましょう。

そして、電話をかけた時に、「○○というものを以前にお送りさせていただきましたが、届いているでしょうか?」と話をすることによって、興味をすでに持っている人に対して、細かい説明を電話でする必要がなくなるでしょう。

プレゼントを前もって送った後であれば、「アポイントメント」が電話で取れる可能性が大きくなるため、ぜひ試してみましょう。

「アポイントメント」を電話で取る時に注意することとは?

「アポイントメント」を電話で取る時は、次のようなことに注意しましょう。

  • 言葉遣いを丁寧にする
  • しっかりと社名と自分の名前を名乗る
  • しっかりと日時を指定する
  • 感謝の言葉を伝える

言葉遣いを丁寧にしたり、社名と名前を伝えたりすることは、基本的なことです。

トークスクリプトを作る時は、このようなことに注意しましょう。

「アポイントメント」が取れそうな時は、相手の都合を優先するのが基本ですが、選択肢をある程度与えることも必要です。

例えば、都合がいい日をいくつか提案するようにしましょう。

電話を切る時も、「アポイントメント」の日時を再度伝えて、 「ありがとうございます。失礼します。」などと、感謝の気持ちを伝えましょう。

「アポイントメントセールス」とは?

「アポイントメントセールス」という言葉を耳にしたことがあるのではないでしょうか。

では、「アポイントメントセールス」とはどのようなものでしょうか?

ここでは、「アポイントメントセールス」のケースについてご紹介します。

  • 「特別のあなただけの優待セール」などのようなハガキを届けて、営業所にお客さんを呼び出して販売する
  • 「展示会を行なっているのでぜひ来て欲しい」などというような内容の電話をかけて、営業所にお客さんを呼んで展示品を販売する
  • 「サービスが無料で受けられます」などというような内容のハガキや電話で営業所にお客さんを呼んで、高額な商品を販売する
  • 「展示会を開催しているため行ってみませんか?」と声を街頭でかけてお客さんを誘って販売する

英語の「appointment」の意味としては「任命」ということがあり、英語の「appoint」の意味としては「任命する」「指名する」ということがあります。

「アポイントメントセールス」の時は、「あなたは今このタイミングで買えるのは非常にラッキーですよ」とお客さんの心理を揺さぶってきます。

そのため、買う予定でなかったものをつい買うようになります。

このような「アポイントメントセールス」にのらないことが大切です。

しかし、「アポイントメントセールス」で商品をもし買った時は、特定商取引法の訪問販売にあたるため、条件をクリヤーするとクーリング・オフが適用されるので把握しておきましょう。






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RUN-WAY編集部

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