バックオフィスとは？
バックオフィスの意味は、管理業務や事務処理など、直接顧客とは接しない仕事を担当する部門です。
間接業務ともいわれており、開発や営業などの儲けに直接繋がる部門を支援する役目があります。
バックオフィスの職種
ここでは、バックオフィスの職種についてご紹介します。
総務
総務は、一括して別の部署が行わない仕事を行うため、株主総会の運営や社員の健康管理などを担当します。
上場企業では、商事法務を株主総会の運営などで担当することもあります。
経理、財務
経理は、会社のお金を管理します。
取引ごとに伝票を作って帳簿に書いて、この内容をまとめて経営に必要ないろいろな資料も作ります。
そして、財務がこの資料をベースに資金を調達します。
資金の供給が止まると、会社の事業が続かなくなります。
人事
人事は、人材の管理や採用を行います。
人材は大切な一つの経営資源であり、会社の生産性に人事の仕事は大きく関係するものです。
法務
法務は、法的知識をもって、契約書を作ったり、確認したり、トラブルが発生したときに対応したり、コンプライアンス対応をしたりするなどの仕事を行います。
情報システム
情報システムは、正常にシステムが動いているかを確認すると同時にエラーが発生したときなどに対応します。
バックオフィスの仕事のやりがいとは？
社員からの感謝や信頼が、バックオフィスの仕事のやりがいです。
バックオフィスの仕事は多岐に渡るため、法務であれば法律の知識、経理であればお金の知識がマスターできます。
別の社員では知らない専門の知識があるため、感謝されたり頼りにされたりすることによってモチベーションが保てます。
バックオフィスの人材の採用のポイントとは？
ここでは、バックオフィスの人材の採用のポイントについてご紹介します。
スキルマッチがバックオフィスの人材の採用は大切である
専門的な知識がバックオフィスの仕事は要求されると同時に、間違いが許されない仕事であるため、バックオフィスの人材を採用するときは非常にスキルマッチングが大切なポイントになります。
戦力として人材を育てていくか、即戦力としてすぐに仕事ができる人材を採用するかを明確にしながら、可能な限り要求する人材像をはっきりさせます。
このときは、しっかりと求人ニーズがある部署を見直して、仕事が効率アップできるところがあるか確認することも必要です。
前もってその部署の管理者と協議しながら、どこに採用した人材を配置するかを共有しておくと、採用する人材のスキルマッチングがよりアップできます。
社内で有資格者を採用するのが流行である
雇用リスクを防ぐため、バックオフィスの一部の仕事を正確で間違いない仕事が期待できるということで、アウトソーシングすることもできますが、中長期的に見れば、その仕事を社内でできる体制を整備しておく方がいいでしょう。
昨今は、自社で弁護士、税理士、公認会計士、社労士などの資格を持っている専門家を採用するのが流行になっています。
自社の社員を専門家にすると、費用面のメリットもあるでしょうが、それ以上に専属的に自社の仕事が担当できるため、仕事をよりタイムリーに行うことが最も大きなメリットといえます。
資格がある専門家であるため、仕事についても安定したレベルが期待できます。
バックオフィスの仕事を効率アップするメリットとは？
では、バックオフィスの仕事を効率アップすることによってどのようなメリットがあるのでしょうか？
ここでは、バックオフィスの仕事を効率アップするメリットについてご紹介します。
社員の生産性のアップ
雑多な仕事に毎日追われるバックオフィスの仕事を効率アップすることによって、バックオフィスの仕事に携わっている社員の作業量が低減して、別の仕事に集中できるようになります。
そのため、会社の業績がアップし、一人あたりの社員の負担が軽くなってモチベーションがアップすることがあります。
人件費の低減
会社にとっては、バックオフィスの仕事を行う社員の人件費は非常に大きな負担です。
バックオフィスの仕事の問題点を抽出して、仕事の効率をアップすることによって工数や人員が低減できると、会社全体の費用が大きく低減できます。
会社全体の利益アップ
バックオフィスの仕事を効率アップすることによって、時間を計画立案や過去のデータ分析に割り当てられるようになります。
そのため、従来からバックオフィスが管理している情報をベースに会社全体の業務改善案を立案することもでき、会社全体の利益アップになることがあります。
バックオフィスの仕事を効率アップする方法とは？
ここでは、バックオフィスの仕事を効率アップする方法についてご紹介します。
バックオフィスサービスを使う
方法としては、バックオフィスサービスの外注化などを使うことが挙げられます。
外部に仕事を頼むと、今までの仕事に社員がかけていた時間が少なくなります。
外注化としては、代行サービスがあります。
代行サービスは、例えば、人事が本来行うセミナー会場の手配などを代わりに行ってくれる、つまりアウトソーシングサービスを提供しています。
ツールを変更する
方法としては、使用しているツールを変更することが挙げられます。
例えば、社員が東京から大阪に行くときでも、新幹線を高速バスの代わりに使用するのみで効率が大幅にアップするでしょう。
これと同様に、使用しているツールを変更するのみで効率がアップできるときがあります。
使用しているツールを変更するケースとしては、給与を計算する方法を表計算ソフトから専用の給与計算のソフトウェアに変更する方法があります。
プロに相談する
方法としては、プロに相談することが挙げられます。
プロに相談すると、社員のみで悩む時間を少なくすることができます。
さらに、社員では「これ以上効率アップできない」と考えていた仕事でも効率アップができるでしょう。
例えば、税理士に相談すると、短時間で税についての悩みが解決できます。
バックオフィスとフロントオフィスの違いとは？
フロントオフィスという言葉が、バックオフィスの対義語としてあります。
フロントオフィスというのは、直接顧客とやりとりする部門で、仕事内容がバックオフィスとは違います。
フロントオフィスは、顧客の満足度をアップして会社の売上に貢献することに注力する部門です。
一方、バックオフィスの仕事は多岐に渡りますが、いずれの仕事もフロントオフィスのサポートになります。
仕事内容が違えば要求されるスキルも違っており、バックオフィスとしては効率性や管理力、フロントオフィスとしては柔軟性や対話力がそれぞれ要求されます。
