「納品書」の意味とは？
「納品書」というのは、サービスや商品を納める時に一緒に添付するものです。
「納品書」は必要ないと思っている人もいるのではないでしょうか。
実際に、データやウェブデザインなどが成果物の時は、成果物を送る時に「納品書」を特に準備していないようなこともよくあります。
しかし、「納品書」の役目としては、受注して見積をし、納めるものがその通りになっているか、ということを注文した人がチェックすることを促すことがあります。
そのため、納めたのはどのようなものか、契約はどのようなものであったかをはっきりさせておく必要があります。
基本的に、「納品書」に書くものは見積書に書いた内容と同じになります。
万一、金額や内容が違っていれば、契約不履行になり得ます。
また、初めの見積から変わって、両者がこの後了解して発注・受注しているため、変わったことを書いている書類があるはずです。
このようなことについても書いておく必要があります。
このような見積もりをしてからから納めるようになったサービスや商品の成果物と納品書に書いている内容を、発注した人はチェックするようになります。
「納品書」は発行する義務があるか？
「納品書」は、必ずしも発行する義務はありません。
しかし、一般的に、ほとんどの会社が、「納品書」が必要であると感じて、実際にはサービスや商品を納める時に発行しています。
また、「納品書」を発行している会社の中には、「納品書」と「請求書」を兼用しているところもあります。
「納品書」は発行の方法や形式が決まっているということではないため、発注する人と受注する人の間でトラブルが発生しないように取り決めしておく方がいいでしょう。
基本的に、慣習的なニュアンスが「納品書」を発行するのは強いものであるため、当然ですが、発行しない会社もあります。
どうして「納品書」は必要か？
先にご紹介したように、「納品書」は発行する義務がありません。
では、どうして「納品書」は必要なのでしょうか？
というのは、「納品書」を発行することによって安心感を取引先は得られるためです。
サービスや商品を納めるというのは、特に発注する人にとって最も大切なシーンです。
サービスや商品が契約した通りに間違いなく届いたか、内容は間違いないか、というようなことになるでしょう。
時間が契約してから履行するまでにかかるような時は、契約がどのようなものであったかを詳しく記憶していないこともあるでしょう。
さらに、納期が予定していたよりも早くなって、急にサービスや商品が届いてびっくりするようなこともあるでしょう。
このような時に、「納品書」が同封されていると、届いたものや契約した内容をすぐにチェックすることができます。
このような発注した人に対する気配りが、スムーズな今後の取引に繋がるようになります。
「納品書」を発行することは、信頼を獲得するためにも効果が期待できるでしょう。
「納品書」の基本の形式とは？
ここでは、「納品書」の基本の形式についてご紹介します。
「納品書」に書く項目としては、発行日、件名、明細金額、合計金額、備考などがあります。
この項目は、契約する前に発行する見積書と同じものになります。
契約で取り決めたことなどについては、忘れないように書いておきます。
決まった形式は「納品書」にありませんが、会社では同じ形式を常に使うようにした方が、何回も取引をするような時には便利です。
指定の形式で取引先から「納品書」を要求される時もあります。
このような時は、指定された形式で「納品書」を発行しましょう。
「納品書」のトラブル事例とは？
ここでは、「納品書」のトラブル事例についてご紹介します。
品名や数量
フリーランスや個人事業主にありがちなものです。
「納品書」を、テンプレートでその都度発行しているような人もいるのではないでしょうか。
件数が多くない時は慎重に作ることによってトラブルを避けることができますが、件数が多い時はまとめて一度に作るとトラブルが発生することがあります。
また、受注データを利用して加工したりすると、人為的なミスがよく発生します。
なお、販売管理システムや売上管理ソフトを使うと、そのまま見積もりデータから「納品書」などが作れるため、人為的なミスが防止できます。
宛名
「納品書」のトラブルとしては、宛名を間違えるということも非常によく発生します。
「納品書」のデータと納めるものは間違いないが、送り先のユーザーの情報がマッチしていないということが想定されます。
例えば、ある人が注文したものは間違いなく届いたが、「納品書」に別の人の連絡先や住所、クレジットカードの情報などが書いてあると、個人情報が漏洩するようになって悪用されることも考えられます。
個人情報を取り扱っている業者であれば、個人情報保護法を厳守する必要があります。
5000件をオーバーする個人情報を過去6ヶ月以内に取り扱っている時は、個人情報取扱事業者になります。
個人情報取扱事業者に対して、主務大臣は報告の助言や徴収、命令および勧告を行うことができます。
この命令に違反した時は、30万円以下の罰金あるいは6ヶ月以下の懲役が科せられるようになります。
保管
「納品書」は発行する義務があるという法律はありませんが、民法486条において領収書を発行する義務が決まっています。
そのため、「納品書」を法的根拠がないということで廃棄してしまえば、「保証してくれない」というトラブルが発生し得ます。
役務や商品の受け渡しがあったことを示す書類が、「納品書」になります。
「納品書」に書いてある「発行日」や「注文日」というような日付は、非常に大切な意味があります。
というのは、日付が「保証書」にもし書かれていなかった時に、保証発生効力の要因に「納品書」の日付がなるためです。
「納品書」と日付が書かれていない「保証書」がセットになって、買ったことを証明するものになります。
「請求書」と「納品書」の違いとは？
例えば、請求を商品の納品ごとに行うような取引では、書類の発行を「納品書兼請求書」として1回で終わらせる方法もあります。
そのため、「請求書」と「納品書」は同じものであるとして間違われる時があります。
しかし、「請求書」と「納品書」は、役目がそれぞれ違っています。
「請求書」は、期日や支払い方法、請求明細が書かれており、相手に支払の義務があることを伝えるものです。
一方、「納品書」は、何が、いつ届いたのかをチェックするためのものです。
発注した人は、発注した通りにものが納められたかをチェックすることができます。
