「下記の通り」の意味とは？
「下記の通り」の意味は、見出しの「記」というものの下部に書かれている通りということです。
そのため、必ず続く文章の中で見出しの「記」というものが必要です。
この見出しがないときは、「下記の通り」を使うのは適切ではありません。
「下記の通り」の正しい使い方とは？
ここでは、「下記の通り」の正しい使い方についてご紹介します。
基本は「記書き」
類義語の「以下の通り」では伝えたいことをこの言葉の後に書きますが、ビジネス文書の「下記の通り」ではセットで「記」と「以上」を使う「記書き」を使います。
記書きすることによって、大切なことに目が通しやすくなります。
「記書き」するときのポイント
「記書き」するときのポイントとしては、次のようなものがあります。
「記」を行の中央に書く
箇条書きで簡略化する
「以上」は最終行の末尾から1字空けて書く
相手に文章の簡略化で伝わりやすい
文章が「記書き」を使うと簡略化され、相手が忙しいときでも「記～以上」を見ると大切なことがチェックできるというメリットがあります。
また、ビジネスメールのときは「記」を省くこともできます。
ここでは、「記書き」を使わないケースと「記書き」を使ったケースについてご紹介します。
「記書き」を使わないケース
○月○日に、お花見を□□公園で計画しています。
集まる場所は駐車場側の公園入口で、午前10時には集合してください。
欠席する人は、○○まで連絡してください。
皆様の参加をお願いします。
「記書き」を使ったケース
お花見を下記の通り行います。
記
日程：○月○日
場所：□□公園
集合時間：午前10時
集合場所：駐車場側の公園入口
以上
なお、欠席する人は、○○まで連絡してください。
ビジネス文書で「下記の通り」を使うときの決まり
ビジネス文書で「下記の通り」を使うときは、社外の取引先やクライアントなど宛てに作るものか、あるいは社内の社員など宛に作るものかによって決まりが変わることを把握しておきましょう。
ここでは、ビジネス文書で「下記の通り」を使うときの決まりについてご紹介します。
社外宛てに作る文書
社外宛てに作る文書は、冒頭から直接知らせたい内容を言及するのはマナーに違反します。
そのため、必ず件名の後には「謹啓」や「拝啓」などの頭語と時候の挨拶を書きましょう。
「謹啓」と書いたときは「謹白」、「拝啓」と書いたときは「敬具」の結語で、文章を閉じる必要があります。
頭語と時候の挨拶にプラスして、感謝の表現の「平素は格別のご高配を賜り、心よりお礼申し上げます」というようなものを書くのもマナーです。
「下記の通り」を書くと、続いて見出しの「記」を書く必要があります。
見出しの「記」は、中央寄せにするのが決まりです。
見出しに通知したい内容を書き終わると、一行開けてから「以上」を右寄せで必ず書きましょう。
常に、「記」と「以上」はセットになります。
文書の末尾には、担当者名と連絡先を右寄せで書きます。
これによって、文章の内容について取引先の担当者が問い合わせしたいときに、どこに連絡するといいかがすぐにわかるでしょう。
社内宛てに作る文書
社内宛てに作る文書も、常に「記」と「以上」のセットが必要です。
しかし、頭語や時候の挨拶などは必要ないということを把握しておきましょう。
また、基本的に「以上」の後に電話番号などの連絡先を書く必要もありません。
横書きの文書
社外宛か社内宛かに関係なく、横書きの文書のときは、「左記の通り」を「下記の通り」の代わりに書くことがあります。
文書の向きが変わっても、必ず「記」と「以上」のセットが必要であることを把握しておきましょう。
「下記のとおり」の類義語とは？
「下記のとおり」の類義語としては、「下記の件」があります。
「下記の件」は、記の以下に書かれる内容が用件のときに使います。
また、日時などを知らせるときは、「下記により」を使うことができます。
「下記により」は、時間や場所・位置、場所の起点を表現するときに使います。
これ以外の類義語としては、「次のように」という前に述べたことにプラスする内容を導くことを意味するものがあります。
「以下の通り」と「下記の通り」の違いとは？
ここでは、「以下の通り」と「下記の通り」の違いについてご紹介します。
「以下の通り」と「下記の通り」の意味の違い
「以下の通り」と「下記の通り」の意味の違いを簡単にいうと、次のようになります。
「以下の通り」の意味は今から下の箇所に書きますということで、文章をそのままの続きで書くことができる
「下記の通り」の意味はこの下に書きますということで、記と以上をセットで書く
「以下の通り」と「下記の通り」の使い方の違い
「以下の通り」を使った例文としては、次のようなものなどがあります。
- 「今回の事故が起きた要因は以下の通りです。」
- 「報酬金は以下の通りです。」
- 「この報告の詳細は以下の通りです。」
- 「来週の予定は以下の通りです。」
「下記の通り」を使った例文としては、次のようなものなどがあります。
- 「下記の通り忘年会を行います。」
- 「町内の行事について下記の通り行います。」
- 「新しい契約について下記の通りご報告します。」
「以下の通り」と「下記の通り」の使い分け方
「下記の通り」と「以下の通り」の意味はいずれも下に記した通りのことですが、少し使い方が違っています。
「以下の通り」は、今から下の箇所に書きますということで、続きの文章がそのまま書けます。
一方、「下記の通り」は、文章を一旦終わらせて、「記」を行間を空けて書き、さらに必要事項をその下に書いた後に以上で締めます。
そのため、「下記の通り」を使うときは、必要な事項を簡潔に書くのが決まりであり、長文は適していません。
複数枚「記書き」が必要になるときは、「以下の通り」を使うと把握しておきましょう。
「以下の通り」と「下記の通り」の英語表現の違い
「以下の通り」も「下記の通り」も、英語表現は「as below」「as follows」「as such」になります。
例えば、「来週の予定は以下の通りです。」の英語表現は、「Next week’s schedule is as follows.」になります。
