「記 以上」の意味と使い方 使用上の注意点などを解説




「記 以上」の意味とは?

「記 以上」という記載を、ビジネス書類や公文書などで目にすることもあるのではないでしょうか。

ここでは、「記 以上」の意味についてご紹介します。

「記書き」とも、「記 以上」はいいます。

「記 以上」は、公文書などのいろいろな文書で使われており、文書の中の内容をわかりやすくシンプルに表記することができます。

「記 以上」は、私的な文書やビジネス文書などで使うこともでき、「記 以上」を使うと特に駄目ということなどはありません。

役所などの文書では、「記 以上」を必要に応じて使うことが決まっています。

「記・以上」は、シンプルに内容を示して、誰でもわかりやすくするものです。

特に、公文書などでは、内容を誰でもわかりやすく示すことが要求されているため、「記 以上」が大切になります。

「記 以上」の「記」意味は内容をこれから示すということで、「以上」の意味はこれで内容は終わりということです。

「記」の意味としては、しるす、かきつけるということがあります。

必要な内容が「記」の後に来るため、「記」の意味は伝えたいことをこれからかきつけますということになります。

「以上」の意味は、これで伝えたい内容は終わりということです。

「記 以上」の使い方とは?

ここでは、「記 以上」の使い方についてご紹介します。

「記 以上」を使うときは、次のような「記書き」の決まりに従う必要があります。

文書の初めにはどのような内容かや挨拶を書き、この後に文章を一度完結します。

文章を一度完結した後に「記」を書きます。

「記」を書いた後に、箇条書きで伝えたいことを書きます。

「以上」を最後に書いて終わります。

「記 以上」を書くときは、中央に「記」を揃えて、右端に「以上」は必ず揃えます。

また、一行それぞれ空けることも必要です。

「以上」は、「以 上」と間にスペースを一文字分入れることによって文書がより見栄え良くなります。

また、厳密な決まりが文字の大きさについてはありません。

しかし、文章の内容の文字よりもちょっと大きめにすることによって見やすくなります。

文字の大きさが変えられるのであれば採用しましょう。

「記 以上」を使うときに注意することとは?

ここでは、「記 以上」を使うときに注意することについてご紹介します。

「記 以上」は複数枚に使わない

「記 以上」の決まりとしては1枚で終わる文書に使うということがあるため、複数枚の文書には使えません。

「記 以上」を使うときに複数枚になれば、他の方法でシンプルに多めの内容をまとめる必要があります。

文書などの情報量としては、1枚にまとまるものがいいでしょう。

追記が「記 以上」の後はできない

基本的に、追記が「記 以上」の後はできないようになっています。

私的な文書やビジネス文書であれば追記が必要によってできますが、公文書ではできません。

公式な役所などが発行するような文書で追記するときは、最初から書き直す必要があります。

伝えたい内容以外に文書に自分の伝えたいことを書きたいのであれば、挨拶文などと一緒に「記 以上」を使う前に書いておくことが大切です。

「記 以上」はメールでは使わない

厳密に決まっているということではありませんが、基本的にメールでは「記 以上」が使えません。

というのは、メールではシンプルに箇条書きなどで伝えるような方式が多いためです。

しかし、パソコンで作った文書で「記 以上」が使えないということではないため、間違えないようにしてください。

なお、「記 以上」は手書きの文書でも使えます。

「以上なし」の記載はできない

「記 以上」を使うときは、箇条書きの後に必ず「以上」と書く必要があります。

「以上」がないときは、2枚目に続くのではないかと文書を受け取る相手が間違うことがあります。

「以上」の意味は、これで内容は終わりということを示す役目があるため、必ず書くようにしましょう。

「記 以上」のメールでの使い方とは?

最近は、文書をメールでやり取りすることが多くなっています。

メールはシンプルにする必要があるため、「記 以上」を使うのは当然のことでしょう。

しかし、「記 以上」をメールで使うときは、少し一般の文書とは違うことがあります。

ここでは、「記 以上」のメールでの使い方についてご紹介します。

「記 以上」を書く方ところ

基本的に、メールは画面上でチェックします。

どのような画面で相手がチェックしているかわからないため、書き手の意図した通りに右端揃えや中央揃えで表示されるとは限りません。

そのため、メールにおいては別の表記と同じように「記 以上」は左端揃えになります。

「記 以上」の視認性は左揃えになれば損なわれるため、「記 以上」という表記をあえてメールでは使わないという考え方もあるでしょう。

仕切り線

メールにおいては、必ずしも「記 以上」が大切な箇所を目立たせるようにはなりません。

そのため、記号の「ー」などを線状に並べた仕切り線で、「記 以上」の部分をわかりやすくします。

仕切り線で区切ることによって、ポイントが読む人にわかりやすくなります。

「以上」の後に一言添える

「記 以上」では、基本的に、「以上」の後には全く書かないようになります。

しかし、メールでは左端に「以上」が来ることもあるため、いかにもイメージとして事務的なものが強くなります。

そのため、メールにおいては「以上、わからないことがあれば〇〇までお問い合わせください」や「以上よろしくお願いいたします」などのように、一言添えることによって、イメージがより丁寧になるでしょう。

「記 以上」の英語表現とは?

「記 以上」の英語表現はありませんが、「記 以上」に意味が近い英語表現としては次のようなものがあります。

「Notice」

「記」の英語表現としては、「Notice」(通知)があります。

また、注意を促してここからが大切ですという意味であれば、「Note」(注意)という英語表現もあります。

いずれにしても、しっかりと続く部分を読んでください、ということになります。

「End of document」

「以上」の英語表現としては、「End of document」(文書の終わり)があります。

意味は文書がここで終わりですということになるため、「以上」の意味合いが伝えられます。






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RUN-WAY編集部

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