「リマインド」の意味とは？
「リマインド」は、「思い起こさせる」「思い出させる」というような意味があります。
「リマインド」の由来は「remind」という英単語で、日本語の意味としては「再確認」や「念押しするための確認」というようなものがあるビジネス用語と考えるといいでしょう。
例えば、ちょっと先にある会議のスケジュールについて連絡した取引先に対して、再度会議がある何日か前に予定通り参加できるかを確認するときに、「リマインド」のためにメールや電話をすることがあります。
「リマインド」は、ビジネスシーンにおけるの1つのテクニックといえるでしょう。
「リマインド」の使い方とは？
では、「リマインド」はどのようなときに使えばいいのでしょうか？
「リマインド」の使い方としては、次のようなときなどがあります。
- 懇親会の会費を集める日が近くなってきた
- 新年会に参加するかどうかの期限日が近くなってきた
- 大切な打ち合わせの日が近くなってきた
- データを提出する期限日が近くなってきた
ビジネスシーンでは、一般的に高い重要度のアポイントやスケジュールに関して「リマインド」することがあります。
さらに、期限日になっても、参加の回答が来ていない人に対して、リマインドのメールや電話を確認と催促の意味を込めてするときがあります。
忙しいため連絡そのものを知らない人がいることもあるため、「リマインド」によって仕事をスムーズに進めることができます。
「リマインドメール」の使い方とは？
「リマインド」は、よく「リマインドメール」という言葉で使われます。
「リマインド」の意味合いとしては、「再確認する」ということが「思い出させる」ということ以外にもあります。
「リマインドメール」の例文としては、次のようなものがあります。
「明日、必ず提出する必要がある資料があるため、今晩リマインドメールをして欲しい」
「全く覚えていなかったが、リマインドメールしてくれたので良かった」
「明後日の打ち合わせの変更の件ですが、覚えていない人がいるかもしれないのでリマインドメールを送って欲しい」
「集まる時間と場所に関して、リマインドメールを送ってくれると助かる」
特にビジネスシーンにおいては、リマインドメールは大切な役目があります。
例えば、リマインドメールが次のようなビジネスシーンで送られるときがあり、相手との行き違いや認識の違いを防止するために便利です。
- アポイントを取引先に再度確認する
- 懇親会や会議などの出欠を確認する
- 前に送ったメールについての返信が遅い
- 締め切り日や提出する期限が近くなってきた
前に連絡しても、時間がそれから経っているときなどは、内容を相手も覚えていないときがあります。
このようなときに、「リマインドメール」を再度確認する意味合いで送れば、「勘違いしていた」「いずれかが忘れていた」などというようなトラブルを防止することができます。
「リマインドメール」を送る方法とは？
「リマインドメール」をビジネスシーンにおいて送るときは、単に再度確認するためだけでなく、マナーの基本的なものを守ることが必要です。
不快な感じに相手がならないように、次のようなポイントに注意しましょう。
「リマインド」という言葉をメールの件名に入れるのは止めましょう。
「リマインドメール」を送るときは、内容を「○○について」と書いて、「（再確認）」「（確認依頼）」「（未回答の方へ再確認）」などをプラスします。
「リマインド」と書くと、「急がされている」「自分がまるで忘れている」と思う人も中にはいるでしょう。
特に取引先の方や上長については、「覚えていますか」というようなニュアンスにも見られるので、相手に対して失礼になります。
「リマインドメール」の件名の例としては、次のようなものがあります。
- 「次回の打ち合わせについて（再確認）」
- 「新年会の件について（未回答の方へ再連絡）」
- 「データの提出期限について（確認依頼）」
リマインドメールの内容とは？
普通のビジネスメールと同じように、リマインドメールの内容としては、挨拶から本題、代替案、締めの言葉の順番に書きます。
本題の内容としては、次のように5W1Hのスタイルで書くとよくわかります。
・what
リマインドメールは何についてのものか
・where
イベントの場所はどこか
・when
期限日はいつか、スケジュールはいつか
・who
出席予定は誰か、誰に返すといいか
・why
そのイベントがどうして実施されるか
・how
アクションはどのようなものが必要か、例えば、交通機関の紹介など
リマインドメールの全てにおいて、改善策が必要ということではありません。
例えば、イベントの場所やスケジュールなどの都合が悪くなるときもあります。
このようなときに、「○○に変わることがあります」というように、改善策を書いておくと親切です。
「リマインド」の類義語とは？
「リマインド」の類義語としては、「注意喚起」「思い出させる」「催促」などがあります。
「参加する人に新年会を行うスケジュールについてリマインドしておく」という表現は、「参加する人に注意喚起する」「参加する人に思い出させる」「参加する人に催促する」と言い換えられます。
まだ「リマインド」という言葉はあまり普及していないため、高齢の方に伝えるときは、「リマインドしておきます」の代わりに、「再度知らせておきます」「確認しておきます」の方がスムーズにコミュニケーションが図れます。
いつ「リマインドメール」はするといいか？
多くのビジネスマンは、「リマインドメール」をする時期に迷うでしょう。
「リマインドメールはわかっているが送る時期がわからない」という人は多くいるでしょう。
結論からいえば、送る時期の決まりはありません。
しかし、期限があるような質問に対する回答やデータの提出などに関して催促するときは、期限日の数日前がおすすめです。
あまり早過ぎても余裕が期限日までにあればまた忘れて、「リマインド」する意味が無くなることがあります。
目安としては、期限日の3日前くらいに送るのがおすすめでしょう。
進捗状況を単に確認したいときは、送るのがもっと早めの2週間～1か月前などでも失礼にはなりません。
また、懇親会や打ち合わせのスケジュールを忘れないための「リマインドメール」に関しても、「期日日から何日前」というようなルールはありません。
しかし、他のスケジュールを相手が計画するのを防ぐために、送るのが直前にならないようにしましょう。
早めに送ることによって、スケジュールを変えるなどして調整することができます。
