「始末書」の意味とは？
「始末書」というのは、仕事上のミスや過失、規定に違反したことを明確にするもので、謝罪の意思を表します。
また、再発しないように反省を促したり誓約させたりすることが、「始末書」の目的です。
「始末書」は、自分が勤めている会社に提出します。
起こしたトラブルが他の人を巻き込むような内容でも、基本的に「始末書」を他社や社外に提出することはありません。
「始末書」は、事実を会社に報告して、再発しないように反省して明確に今後の対策を伝えることが大切です。
「始末書」は、トラブルの詳細を最初に書きます。
次に、明確に自分の責任をして反省したことを書きます。
最後に、どのようなことをトラブルから学んだか、再発しないための対策を書きます。
「始末書」の書き方とは？
基本的に「始末書」は手書きにしますが、会社によっては様式を準備しているところもあります。
また、「始末書」の書き方は、「定型の様式にパソコンで入力」あるいは「定型の様式に手書き」などのように会社によって違っているため、社内規定をチェックしたり、上長に聞いたりしましょう。
「始末書」に書く内容としては、基本的な作成年月日、所属、名前、承認というようなものの他に、トラブルの内容、原因、再発防止、反省、寛大な措置のお願いがあります。
また、ビジネス文書であるため、時候の挨拶などは必要ありません。
手書きのケース
縦書きの時は、日付は本文の後に書きます。
近年は、会社によっては横書きの便箋を許可しているところもあります。
横書きの時は、日付は右寄せで最上部に書きましょう。
パソコンで作るケース
会社によっては、「始末書」をパソコンで作ることを認めているところもあります。
しかし、自分の名前と印は空欄にしておいて、署名、捺印を自分で行いましょう。
なお、「始末書」の書き方の例文については、遅刻のケース、書類を紛失したケース、事故を起こしたケース、などについて、ネットなどで紹介されているため参考にしてください。
「始末書」を書く前にチェックすることとは？
ここでは、「始末書」を書く前にチェックすることについてご紹介します。
トラブルの内容や原因はわかりやすく簡潔に書く
起こしたトラブルやミスの内容について多くの文面が説明するために必要な時は、別に詳しい報告書を添付するようにします。
正しい用紙、様式を使う
会社で、用紙や様式が決まっていたり、「始末書」の書き方が決まっていたりすることがあります。
そのため、誠意をきちんと表すためにも書き方をチェックする必要があります。
一般的に、手書きで便箋を使うスタイルがほとんどですが、パソコンで作ることも認められていることがあります。
トラブル、ミス、過失など正直に全て書く
ちょっとでもごまかそうとしたり、隠そうとしたりすれば、反省の気持ちや誠意が伝わらなく、「始末書」になりません。
ありのままの気持ちを表して、心から自分が反省することが大切です。
具体的に対策を書いてすぐに行動する
「始末書」は、同じトラブルやミスを再度繰り返さないということが目的です。
そのため、どのような行動を具体的に起こすかが最も大切です。
反省の言葉のみでは、今後の仕事において意味が全くないものになるため注意しましょう。
始末書を提出するタイミング
基本的に、トラブルやミスがわかったら時にはすぐに「始末書」を提出します。
しかし、全て事態が終わらなければ書けないようなケースもあるため、この時はすぐに報告して、事態が終息するように努力します。
「始末書」はどうして必要か？
では、基本的に不始末や失敗を起こした時に、「始末書」がどうして必要なのでしょうか？
まず、「始末書」は、自分の不始末や失敗を労働者に自覚させて、反省を促すようなものです。
「始末書」を書かせることによって、自分の非を労働者に認めさせ、謝罪させます。
しかし、基本的にこれは建前のようなものであり、もっと別のところに本当の目的はあります。
「始末書」は拘束力が法的にあるものであり、有効に裁判所でも取り扱うことができるものです。
そのため、「始末書」を労働者に書かせることによって、法的にも非が自分にあるということを認めさせることができます。
「始末書」を書くことは一種の懲戒処分であり、労働者に「始末書」を書かせることによって法的に懲戒処分に当たる行いをしたということを認めさせることがあります。
つまり、「始末書」とは、書かせる側にも書く側にも非常に高い重要度がある文書になります。
そのため、労働者からすれば、事実とは異なっていることに対して「始末書」を書くことを求められた時は、慎重に対応する必要があります。
当然ですが、もし自分の不始末や失敗を明確に認める時は、会社とのトラブルを防止するために、きちんと指示された通りに「始末書」を書いて提出することが必要になります。
会社から「始末書」を書くことを求められるような事態は、非が自分にあってもなくても非常に大切な事態であるのは変わりないため、焦って判断しないで慎重に対応することが必要になるでしょう。
「始末書」を書くのを拒むと懲戒処分されるか？
基本的に、本人の意思を無視して「始末書」を書くのを強制することはできません。
そのため、会社から「始末書」を書くようにいわれても、これを労働者は拒むことができます。
また、基本的に拒んでも就業規則に違反するとして懲戒処分されることはないと考えられます。
しかし、「始末書」のトラブルについては、現状では判例も多くなく、学説も決まっていません。
実際には、東京地裁の昭和42年の判例として、「始末書」を書くのを拒むと懲戒処分されるというものもあります。
この判例においては、「始末書」を書かないことが就業規則で決まっている職務上の指示に従わないようになって、これが懲戒事由に該当するため懲戒処分が妥当であると認めています。
そのため、「始末書」を書くのを拒んだ時は、懲戒処分されないとは必ずしもいえないところがあることになります。
しかし、現状では懲戒処分になる可能性は、「始末書」を書くのを拒んでも少ないと考えられます。
内心の自由が憲法で守られているため、謝罪や反省を強制するような「始末書」を書くのは認められないので、懲戒処分されることも考えにくいでしょう。
なお、懲戒処分される可能性が少ないということでも、「始末書」を書かないことが考課査定に影響するかもしれません。
そのため、「始末書」を書くのを拒んだ結果、昇給額が小さくなったりするなど、何らかの不利な判定が考課査定でされることは考慮しておく必要があるでしょう。
