「わかりました」という意味の表現としては、「承知しました」と「了解しました」がありますが、この2つの違いを知っている人はそれほどいないのではないでしょうか。
同じような意味である表現でも、状況や相手との関係によっては失礼になることがあります。
ここでは、「承知しました」と「了解しました」の違い、正しい使い方についてご紹介します。
「承知しました」と「了解しました」の違い
「承知しました」とは？
「承知しました」は、上長などから指示などを受けたときの回答であり、意味合いとしては「かしこまりました」とほとんど同じようなものです。
「かしこまりました」も「承知しました」も相手を敬っていますが、敬う気持ちが前者の方が強くなるので、「承知しました」は上長などから指示などに受けたときに使う方がいいでしょう。
「了解しました」とは？
「了解しました」は、「理解しました」、「わかりました」というような意味になります。
例えば、上長からの指示などを受けるときの回答としては間違いとは必ずしも言えませんが、次のような点から理想的なものとは言えません。
「了解しました」には、相手を敬うような感じが含まれていないので、指示されたことを謹んで理解させていただくというような敬う気持ちはありません。
そのため、自分と同等以下の立場の人から言われたことを理解したときの回答としては問題ありませんが、上長に対する回答としてそれほど正しくありません。
また、「了解しました」の意味としては「悟りました」「理解しました」というようなものはあっても、積極的に進んで引き受けるというようなものは含まれていません。
そのため、上長からの指示などに対して「了解しました」と回答するのは、例えば、「はい」と一応返事をしたが、積極的に引き受けたとまでは言えないためです。
しかし、一般的に「了解しました」は使われているため、上長に対して使ってもすぐに問題であるとまでは言えません。
そのため、あまり神経質にならないで、目上の方や上長にはできるだけ使わないように注意しましょう。
「承知しました」と「了解しました」の違いとは？
まず、「了解しました」というのは次のような意味です。
- 物事の事情や内容がわかって承認、了承する
- 会得する、悟る、あるいはわかって認める
一方、「承知しました」というのは次のような意味です。
- 物事の事情などを知っている、わかっている
- 要求・依頼などを受け入れる
- 相手の事情などがわかって許す
このように、「了解しました」と「承知しました」は、意味の違いがなんとなくあることがわかるでしょう。
次に、それぞれの違いについてご紹介します。
「了解しました」の意味としては、何かを認めることが含まれます。
相手から何か頼まれて、それを受け入れるときに使います。
そのため、自分から頼んでいるときに「了解しました」を使うのは、不自然なイメージになります。
一方、相手から頼まれたりしたなどのときに、その事情や内容を十分にわかった上で回答するときは、「了解しました」でも問題ありません。
「了解しました」は、「承知しました」と比較するとちょっとくだけた表現になります。
部下や同僚に対して使うときは問題ありませんが、新しく取引する顧客などに対して使うときはちょっとフランク過ぎるイメージです。
「承知しました」の意味としては、謹んで受ける、承諾することが含まれます。
承るは、丁寧な表現で主として目上の方に対して使うものです。
「了解しました」は使う場面が限られますが、「承知しました」はどのような場面で使っても問題ありません。
しかし、上長が部下に対してメール文で「承知しました」と書くのは止めましょう。
「了解しました」は、上長から部下に対して使っても問題ありません。
このことも、「承知しました」と「了解しました」が非常に違っています。
「承知しました」はへりくだった表現であるため、顧客、上長などに対する言葉になります。
「承知しました」と「了解しました」の正しい使い方
「承知しました」の正しい使い方とは？
上長に対して使う
「承知しました」は、取引先の担当者や上長などに対して使うときに適しています。
「承知しました」という表現を同僚などに使うと違和感があるので、場合によっては柔らかい「わかりました」などの表現を使うことも必要です。
「承知いたしました」は二重敬語に該当しない
「承知いたしました」は、さらに「承知しました」を丁寧にした表現です。
二重敬語ということも言われていますが、二重敬語には該当しません。
「承知いたしました」は相手が目上のときに使えるものですが、親しい上長などに対して使うと、仰々しいや堅苦しいと思われるので状況によって使ってください。
メールでも使える
ビジネスメールでも「承知しました」はよく使われる表現です。
書き言葉は話し言葉と違って、相手の表情や声色が分からないため、より丁寧な表現が必要になります。
メールでは、「承知いたしました」を場合によっては使い分けましょう。
安易に使わない
「承知しました」と、何にでも簡単に返事をしない方がいいでしょう。
「承知しました」の意味としては、わかりましたという以外に引き受けるということが含まれています。
よく話の内容を聞かないで「承知しました」と回答すると、引き受けてくれたと相手は誤解することがあります。
よく相手の話を聞いて、引き受けられるときは「承知しました」と回答しましょう。
違和感があれば類語を使う
「承知しました」を相手に対して使うと違和感があれば、類語を使いましょう。
「承知しました」は、相手との密度や距離によってはフランクに感じられたり、堅苦しく感じられたりすることがあります。
丁寧な表現であるということでも、誰にでもいつでも使えるとは限りません。
コミュニケーションを相手と図るときは、状況や相手によってその場に適した表現を選びましょう。
「了解しました」の正しい使い方とは？
一般的な使い方
「了解しました」は、先にご紹介したように丁寧語になり、部下や同僚に対して、言われたことがわかって受け入れたというときにカジュアルな「わかりました」という敬語を使うときの表現になります。
例えば、部下から「書類の提出を午後1時までにお願いします」と言われたときに、そのことがわかれば、「了解しました」と回答します。
目上の方に対してビジネスシーンでは使わない
丁寧語である「了解しました」は、目上の方に対してビジネスシーンでは使わない方がいいと言われています。
目上の方と話をするときは、敬意を相手に対して示すためにへりくだった表現を使う必要があります。
敬意を相手に対して示すときは、基本的に謙譲語を使うため、「了解しました」はビジネスシーンで上長などに対して使うのは適当でないと言われています。
「了解いたしました」は謙譲語になる
上長などに対して「了解しました」を使うときは、謙譲語を使って敬意を示す必要があります。
謙譲語で「する」を表現すると、「いたします」になります。
そのため、目上の方に対して「了解しました」を使うときは、「了解いたしました」の表現の方がいいでしょう。
「承知しました」は距離を感じたり、堅苦し過ぎたりしますが、カジュアルに「了解しました」と伝えたいシーンでは「了解いたしました」が使えます。
