「体系化」の意味とは？
「体系化」は、「わかりやすく一つにまとめること」です。
「体系化」の「体系」の意味は、「規則に従って統一した矛盾が無いかたまり、全体」ということです。
「化」という「別のものになる」「かわる」という意味のものを「体系」に付けた「体系化」の意味は、「矛盾なくまとめたもの」「規則に従って統一したもの」ということになります。
例えば、よくビジネスシーンで目にする「知識の体系化」の意味は、「それぞれの知識を関連付けてまとめること」になります。
「体系化」の使い方とは？
ここでは、「体系化」の使い方についてご紹介します。
「体系化された」「体系化する」
「体系化」は、「体系化された」「体系化する」というような使い方がよくあります。
「体系化」を使った例文としては、次のようなものがあります。
- 「オリジナルに体系化した方法を提案した。」
- 「体系化といっても、やり方がわからない。」
- 「体系化した情報を保管する。」
- 「ビジネスシーンでは体系化するスキルは大切である。」
- 「今までの経験が体系化されていないので、仕事の引継ぎができない。」
「体系化」はマニュアルや参考書が見本になる
「体系化」の意味は、「順序立ててわかりやすくしたもの、まとめたもの」ということになりますが、マニュアルや参考書が見本になります。
マニュアルは、わかりやすく単に説明するのみでなく、知りたい情報はどこを見ればわかるか、順序立ててまとめています。
参考書は、いろいろな情報、知識をわかりやすくまとめたもので、より深い知識や関係する情報など、必要な情報がすぐに入手できるようになっています。
「体系化」のメリットとは？
ここでは、「体系化」のメリットについてご紹介します。
効率がいい
ノウハウを「体系化」すると、仕事、学習、趣味など、全てことについてのノウハウを効率よく覚えることができます。
例えば、「バス、月曜日、いちご、グレープフルーツ、オレンジ、シャツ、飛行機、スカート、火曜日、ぶどう」という単語を記憶するときは、体系化して「月曜日、火曜日」「バス、飛行機」「いちご、グレープフルーツ、オレンジ、ぶどう」「シャツ、スカート」というようにわけます。
このようにわけると、効率よく覚えることができます。
他の人に教えやすい
ノウハウを「体系化」していると、「ここから今回は教えよう」「ここが前回はわかっていなかったので、ここに返ろう」などと、他の人に教えやすくなります。
ノウハウを体系化していなければ、教えるときに「どのようなことから教えるといいかわからない」と悩んで上手く他の人に教えられなくなります。
しかし、体系化することによって、しっかりと物事の意味がわかるようになるため、他の人に教えやすくなります。
他の人に教えるときは、ぜひマスターしておくべきスキルです。
ノウハウが定着しやすい
ノウハウを「体系化」するというのは、ノウハウをストーリーにするということであるため、ノウハウが定着しやすくなります。
ストーリー記憶に対して脳は強く、一つの記憶術としてもあります。
記憶しやすいだけでなく定着しやすいことが、ノウハウを「体系化」する方法です。
共感が得やすい
「体系化」すると、共感が得やすいというメリットがあります。
コミュニケーションスキルや相互関係のアップということでは、物事を「体系化」することによって一般化しやすく、共感が得やすくなります。
物事がわかりやすい
ノウハウを「体系化」すると、ノウハウを記憶してから次に行くということもあるため、物事がわかりやすくなります。
例えば、算数については、数の概念について小学校1年生で学習した後、筆算を小学校2年生で学習します。
しかし、これが逆になったときは、学習するときに生徒は苦労するので、理解が少なくなります。
小学生が学習するときにそれほど苦労しないのは、このように「体系化」されているためです。
「体系化」が大切な理由とは？
情報やノウハウを「体系化」することによって、すぐに毎日のノウハウとして利用できるというメリットがあります。
また、マニュアルを他の人のために作ったり、指示して行動してもらったりするときは、説明しやすいので「体系化」の作業が必ず必要になります。
ここでは、「体系化」が大切な理由についてご紹介します。
情報を集めるときは、あるテーマを決めます。
このときは、具体的にテーマをブレイクダウンしておくことが大切です。
例えば、プレゼンについての情報を集めるとしましょう。
プレゼンというキーワードで漠然と検索したり、メディアの広報系のものの記事を見ていたりしても、理解した感じになるのみで後から全く役立ちません。
プレゼンであれば、話し方、資料の作り方、身振り手振り、練習の方法など、具体的なテーマにブレイクダウンしてから調査しましょう。
「体系化」の方法とは？
ここでは、「体系化」の方法についてご紹介します。
「体系化」の目的を短くてわかりやすい言葉にする
例えば、業務マニュアルをレストランで作るとしましょう。
業務のノウハウを「体系化」するために、サービスのアップ、あるいは業務のシンプル化など、どのような結果をマニュアルを作った後に求めるかを言葉にします。
このときは、ノウハウを幅広く集めることに集中するようによく陥りがちです。
しかし、目的を初めに明確にしておくと、これに見合う資料やノウハウを集めることに集中することができます。
例えば、業務のシンプル化であれば、多く業務がある部門のノウハウを整理したり、集めたりすることに集中しましょう。
集めたノウハウをスクラップする
サービスのノウハウであれば、まずメモするようになるでしょう。
また、集めた資料はスクラップして、明確に引用元をして記録することが大切です。
この手順を「体系化」で踏むことによって、資料がわからなくなったり、引用したところがわからなったりすることもないでしょう。
また、記録することによって整理しているようにもなって、マニュアルを後から作るときに便利です。
資料を全て整理する
最後に、集めてバラバラになっている資料について、同じような資料同士を一緒にしてラベル付けをします。
この作業が、直接「体系化」に結びつきます。
初めに設けた目的に沿っているかも確認しましょう。
もし不足しているものがあると、前の手順に返って資料を再度集めます。
作業を繰り返し行うことによって、「体系化」としてより目的にあったものができます。
実際に使用することを考えて、またどのようにして使用するかも考えながら仕上げましょう。
