「定款」の意味とは？
「定款」というのは、新しく会社を作る時に必ず必要な一つの文書です。
会社法においては、法律に違反しなければ自由に「定款」を決めても問題ないとされています。
そのため、「定款」は作る会社の最も法律上大切な決まりになることを意味します。
株式会社であれば全ての発起人で「定款」を作る必要があり、次のような事項を書いて、発起人が記名捺印あるいは署名して公証人の認証が必要になります。
「定款」に書く事項としては、絶対的記載事項、相対的記載事項、任意的記載事項があります。
この中で、絶対的記載事項は必ず書く必要がありますが、これ以外は、発起人がどのような事項を書くか決めるようになります。
絶対的記載事項
書く事項としては、次のようなものあります。
- 商号（会社の名称）
- 目的（会社のビジネス内容）
- 本店の所在地
- 設立する時に出資した財産の価額あるいはその最低額
- 発起人の名前または名称と住所
- 発行可能株式総数
相対的記載事項
必ずしも「定款」に書く必要はありませんが、「定款」に書いていないとその効力が生じないようになります。
具体的には、次のようなものがあります。
- 現物出資がある時はその内容
- 株主総会などの招集通知を出す期間の短縮についての規定
- 取締役会の設置についての規定
- 役員の任期の伸長についての規定
- 公告する方法
- 発起人がもらう報酬、これ以外の特別な利益の内容
- 株式譲渡制限についての規定
任意的記載事項
法律に違反しなければ、「定款」に任意で会社が決めた事項を書くことができます。
任意的記載事項は、「定款」に書く義務があるということではありませんが、「定款」に書くことで決まった事項が明確になります。
発起人が決めた任意的記載事項がある時は、「定款」に書いておく方がいいでしょう。
「定款」を作る方法と変える方法とは？
「定款」の最も簡単な構成は、総則、株式、株主総会、取締役、計算、附則です。
取締役会を設ける時、または監査役会を設ける時は、章がさらに多くなるでしょう。
細かな様式が「定款」はありませんが、一般的にA4縦使いで横書きになります。
一般的に、全ての発起人が最後に署名・捺印します。
「定款」は、法務局、公証役場、会社でそれぞれ保管するものの3部が必要になります。
「電子定款」でも問題なく、この時は4万円の印紙代が省略できます。
「定款」が効力を発揮するのは、公証役場の認証を受けてからになります。
また、公証役場の認証を受けた「定款」が、会社の設立登記のためには必要になるので、3部の「定款」を公証役場に提出して認証を受けます。
「定款」が認証を受けると「原始定款」になり、認証文が添付された2部の「定款」が戻されるため、1部を登記用として使用し、1部を会社で保管します。
一方、「定款」を変える時は、先にご紹介した「原始定款」を書き換えしないで、変えることを株主総会で決めて、議事録に書きます。
その上で、必要な時には「定款変更」の登記申請を法務局で行います。
この時には、公証役場で「定款」を認証する必要がないことがポイントになります。
法務局に届け出が必要ない時は、「定款変更」が株主総会で決まった議事録を残しておくだけで完了になります。
なお、決算月を変える時などは、変更届を税務署に提出する必要があることもあります。
「定款」の認証のポイントとは？
法的な効力を作った「定款」に与えるためには、「公証役場」で認証を受ける必要があります。
なお、「定款認証」というのは、作った「定款」の認証を受けることです。
ここでは、「定款」の認証のポイントについてご紹介します。
「定款」の認証を受けるところとは？
「定款」は、「公証役場」で認証を受けることができます。
「公証役場」は、約300箇所の拠点が全国にあります。
「公証役場」では、地方法務局や法務局に所属している「公証人」の約500人が公証事務を行なっています。
ほとんどの「公証人」は、弁護士や裁判官、検察官というような経歴があり、法律がよくわかっている人だけがなれます。
「公証人」になる前の経歴からわかるように、「公証人」は法廷の内外においていろいろなトラブルに携わってきたというような経験が豊富にあります。
事後的に発生したトラブルを実際に解決してきた豊富な経験があるため、公証事務を法的なリスクを発生させないように前もって予防を行なうことができます。
「定款」の認証は一つの公証事務であり、「公証人」は「定款」の認証以外に、建物や土地についての賃貸借契約、遺言公正証書などというような、いろいろな公正証書を作っています。
「定款」の認証を受けると、提訴された時に主張が法的な根拠を持ってできるようになるので、最終的にトラブルを抑える効果が期待できます。
公証事務を「公証役場」で行なう「公証人」は、法務大臣が指定した管轄のエリアを担当しており、自分が所属していない法務局の業務を行うことはできません。
そのため、「定款」を認証する「公証役場」は、「定款」に書かれている本店所在地によって違ってくるため注意する必要があります。
例えば、「定款」の認証をある市に本店を構えるつもりで受けた後、創立総会において本店を別の法人税が優遇されている市に構えるように変えた時は、「定款」の認証がすでに終わっているため、法人登記を先の市で認証された「定款」で行うことはできません。
そのため、本店所在地を法人税が優遇されている市にした「定款」を新しく作って、「公証役場」で再度「定款」の認証を受ける必要があります。
「定款」を作る時に相談ができる公の機関とは？
「定款」を作るのみであれば、誰でも記載サンプルやテンプレ―トに基づいて簡単に作ることができます。
しかし、「定款」が法的に効力を持つように考慮するのであれば、書いておくべき事項について十分に検討すべきであるといえるでしょう。
「定款」に書く事項について相談したい時は、「定款」の認証を受ける「公証役場」がおすすめです。
「公証役場」では「定款」の認証を行なう以外に、「定款」を作る時に相談する機関としても利用することができます。
「定款」を作ったり、認証を受けたりすることについてのアドバイスや相談については「公証役場」で対応しており、登記については法務局が対応しています。
「定款」の認証を受ける時は「公証役場」、登記を申請する時は「法務局」がそれぞれ所管になるので、間違えないように注意しましょう。
なお、基本的に、公に相談する機関は普通のアドバイスだけのことが多くあり、具体的な改善案やアドバイスを受けたい時は、専門家の行政書士に相談する方がいいでしょう。
