「顛末」の意味と使い方とは?「顛末書」を書くときに注意点などを解説




「顛末」の意味とは?

「顛末」の意味というのは、ものごとの初めから終わりまでのいきさつ、あるいは全ての事情です。

ものごとの一つひとつに対して、経緯や計画、結果などの要素がそれぞれありますが、「顛末」はこのような全ての要素で構成されたものです。

そして、「顛末」はものごとの「いきさつ」自体になります。

「顛末」は、ものごとの成り立ちを初めから終わりまで記すもので、ものごとの詳しいことです。

「顛末」の使い方とは?

ここでは、「顛末」の使い方についてご紹介します。

「結末」は「顛末」と同じような言葉ですが、それぞれ全く違った意味があります。

いずれも「末」が語尾に付いており、ちょっと言葉の響きも似ているので、使い方には注意する必要があります。

「結末」の意味は文章やものごとなどの終わりの箇所、あるいは「最後にどのようになったか」という結果の最後的なものだけを表現する言葉です。

基本的に、「結末」は「結果」のみを表現し、ものごとのピリオドになる箇所です。

しかし、「顛末」の意味は、どのようにしてものごとが起きたか、経緯はどのようなものであったか、そしてどのような結果になったか、ということになります。

このような違いに注意して、「結末」と「結果」を間違わないようにしましょう。

「顛末」の類義語とは?

ここでは、「顛末」の類義語についてご紹介します。

「道程」や「道のり」など

「顛末」の類義語としては、「経緯」「いきさつ」「一部始終」など以外に、「道程」「道のり」「プロセス」、あるいは「成り立ち」「詳細」「粗筋」などがあります。

特に、「道のり」の意味合いは「それまで苦労した歴史や経緯」であり、また「プロセス」の意味合いは特にものごとについての達成までのステップや進行の順番というものが強いことです。

例えば、上長がしわを眉間に寄せて「ことの顛末を説明してくれ」と怒鳴ることがありますが、「ことの道のりを説明しくれ」とは決していいません。

このときに使う言葉としては、「経緯」や「いきさつ」、「詳細」や「一部始終」になります。

「ヒストリー」や「ストーリー」と言い換えられる

カタカナ語の「顛末」の類義語としては、「ヒストリー」や「ストーリー」もあります。

「ストーリー」は、ものごとの経緯や始まりなどの全体的な事情を意味します。

また、「ヒストリー」も、ちょっと文学的な表現ですが、ものごとの詳細やプロセスを形式化して、よくわかるように説明したものです。

しかし、「ヒストリー」は、ものごとが大きなスケールで偉大であること、あるいは時系列的には相当古いものから現在までの「長期間」をいうことがほとんどです。

言い換えるときは、内容や状況、環境に応じて使いわけましょう。

「始末書」と「顛末書」の違いとは?

トラブルやミス、不祥事などがビジネスにおいて起きたときは、「顛末書」を作るように要求されるときがあります。

「顛末書」は、対応策や状況報告の提示などによって、再度企業との信頼関係を築くための大切な方法です。

一方、「始末書」は同じような書類ですが、では、「始末書」と「顛末書」はどのような違いがあるのでしょうか?

ここでは、「始末書」と「顛末書」の違いについてご紹介します。

「始末書」と「顛末書」は、混同して一部使われていますが、それぞれ違った意味があります。

「始末書」というのは、まとめてミスやトラブルの謝罪の意と経緯、今後の対策を提出するものであり、反省文のような意味合いが強く、ミスやトラブルが発生した後可能な限り速やかに提出することが要求されます。

一方、「顛末書」というのは、位置付けがミスやトラブルに対する経緯を説明して、今後の対策を示すようなものであり、事態が収まった後に提出するものです。

そのため、基本的に「始末書」は社内だけでなく、社外の取引先などに提出することがあるもので、「顛末書」は社内向けのものです。

「始末書」を社内向けに出すのは、一般的に社内処分になるような訓告や懲戒などのトラブルが発生したときであり、社外向けの「始末書」としては、経理や商品についてのトラブル、取引先の備品の損壊、取引先の人に対する無礼な応対などが挙げられます。

一方、「顛末書」は、社内処分にならないくらいのトラブルについて要求されるときが多くあります。

「顛末書」を書く方法

「顛末書」の提出を要求されるのは、サービス・商品に不備や不具合が発生したときや、ミスが事務手続きに発生したとき、事件や事故、不祥事が発生したときなどがメインであり、交通事故や発注ミス、システムの不具合などがよくあります。

「顛末書」のメインは、経緯と状況の報告であるため、内容には「何がいつどこで発生したか」「損害、被害はどのようなものか」「どのような応対を現在しているか」「今後はどのような対策を行うか」「担当者としての意見やコメント」を入れ込みます。

できる限り主観や感情を避け、客観的に状況や経緯を分析し、対策を立案するために優先順位を適切につけることが大切です。

また、正確に因果関係を掴めるように、まとめるときに時系列に沿うことも大切です。

なお、「顛末書」の全てに共通するのは、「顛末書」の提出日、宛先、作成者を記載する必要があります。

宛先としては役職者を書き、作成者としては担当者、上長、部署名を書いて捺印します。

「顛末書」を書くタイミングとしては、一般的に対策が一通り終わったときです。

「顛末書」は、事態がある程度収まってから顛末を報告するものであるので、あまり早く提出すると意味がありません。

また、対策が長期間続くときは、別途状況報告書を提出し、後から「顛末書」は提出する方法もあります。

「顛末書」を書くときに注意すること

「顛末書」は淡々と感情を入れないで経緯や事実を書くことが必要ですが、初めから終わりまで感情を入れないで書いていくといいということではありません。

終わりの「担当者の意見やコメント」では、一般的に反省を書きます。

例えば、「この度は担当者の周囲の確認漏れとケアレスミスによって、多大な損害をかけるようになりました。

心よりご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げます。

深く反省し、同じようなことを二度と繰り返さないように、再発防止を図って参ります。」などというようなコメントがいいでしょう。

また、自分がよくわかっている内容や社内の常識などについては、多くの人が省略する傾向があります。

書いていることが、一般的な常識なのか、社内のみの常識なのかを十分に考え、説明を必要によって入れるようにしましょう。

「顛末書」を読むのは社内の人のみではないため、社内の仕組みや事情をわからない人が読んでも理解できるように書くことが大切です。






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RUN-WAY編集部

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