社会人なら基本を押さえておきたい!仕事で活かせるビジネスマナー

ビジネスマナー

気を付けたい電話とメールのマナー

社会人になると、仕事上で電話やメールのやり取りも増えます。

これまで、友達同士でのやり取りしかなかった社会人になりたての方は、最初とても戸惑うかもしれません。

電話でもメールでも、仲良くなった取引先の人でも敬語が基本です。友達と話すような砕けた言葉使いはNGです。

電話をかけるときは、相手が忙しい時間であるかもしれないことを考慮し、用件はまとめておきましょう。相手が出たら、挨拶をして、会社名、自分の氏名を名乗り用件を伝えます。

相手からの電話を受ける場合は、必ずメモを用意して用件を聞くことが大切です。受けた電話でもきちんと自分の氏名を名乗り、他のスタッフに取り次ぐ場合でも相手の会社、お名前は必ず聞くようにしましょう。

相手が見えない電話やメールのやり取りですが、話し方、言葉使いで印象が左右されます。まるで相手がいるように笑顔できちんとお辞儀までして電話をしている人を見かけませんか?逆に、頬杖をつきながら電話をしている人も見かけます。このような姿勢は相手にしっかり伝わっていることをお忘れなく。

訪問や来客時に気を付けたいビジネスマナーは?

気持ちの良い挨拶は、豊かな人間関係の基盤として、ビジネスに限らずどんな場面でも心がけたいマナーの基本です。どんな立場になっても笑顔で自分から積極的に挨拶をする習慣を忘れずにいたいものです。基本的に社内の人であれば、出社時はおはようございます、日中や退社時はお疲れさまですという挨拶を使い、取引先など社外の人に対しては、お世話になっておりますという挨拶を使うのが一般的です。また、挨拶をしてからお辞儀をする、といったことも言われますが、改まった席や百貨店やホテルのような接客業でない限り、普段の挨拶としては少々不自然かもしれません。電話やメールでも最初にきちんと挨拶をすることは、ちょっとしたことですが人間関係をスムーズにする秘訣です。

時にはお取引先や、社外の関係者などに会う機会も出てくると思います。

上司や先輩に紹介される場合は、紹介してもらっているときは姿勢を正してにこやかに待ち、紹介が終わったら「○○と申します。よろしくお願いいたします」と言って名刺交換をしましょう。いただいた名刺は名刺入れの上にきちんと置き、面会が終わるまでテーブルの上に置いておくことがビジネスマナーとされています。

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RUN-WAY編集部

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