やり直し！をなくす資料作成の３つのステップ【人材育成・コーチング講師／郡山茜さん】

仕事では、さまざま「文書」があります。

• 報告書
• 伺い書
• 提案書
• 企画書

資料をつくるとなると、とたんに気が重くなる・・・。何から書けばいいの？パソコンの前でウンウン悩む・・・という方へ、シンプルに手早く資料をつくる３つのステップをまとめました。

資料づくりのステップ３

いきなりパソコンで資料をする前に！資料づくりは最初の設定が大事です。いい資料をつくるステップをご紹介します。

ステップ１

資料の「目的・狙い」を明確にします。

つくろうとしている資料は、誰向けに、何のために、何を伝えるための資料かを明確にします。

ステップ２

「目標」の設定します。

1. 資料の読み手は誰？（お客様/上司/スタッフなど）
2. 読まれる、見られる状況は？（会議で提出/他社と比較されるなど）
3. 作成期限（いつまでに必要？）
4. 使える資源は？（使えるデータや、過去に提出した資料など）

ステップ３

1. 文章の作成（文章の大きな流れをつくります）
2. 図などの作成（図で表現するものがあれば、下書きします）
3. レイアウトの作成（文章や図など全体のレイアウトを下書きます）

コツは、いきなりパソコンでつくり出さないこと！

ステップ１～３を考えずに資料をつくり始めると、あれこれ手を加えたり、必要なことを書き忘れたりして、いい資料がつくりにくくなります。また、やり直しになってしまうこともあります。

ステップ１～３までは、紙に書き出すなど、手で書いてからパソコンでつくることが、いい資料をつくるコツです。

資料は、何のためにつくるのかというと、読み手に言いたいことを伝えるためです。いくら時間をかけてキレイに作成しても、相手に伝わらなくては意味がなくなってしまいます。

ステップ１～３だけでも、「大変そうだな～～」と感じた方。最初につくる資料は、大変かもしれません。しかし、１つ作るとあとはだんだん資料づくりがラクになっていきます。

まずは、手書きでノートなどに、ステップ１～３を書いてみてください。あなたの伝えたいことが、しっかりと伝わる資料にになりますように！