初めて後輩を持った女性に読んでほしい、後輩が有能になる指示出しテク【ライター/トイアンナ】

指示出し

こんにちは、トイアンナです。人事異動の多い4月から約半年。この時期はよく、初めての部下を持った女性から「後輩がちっとも使えない!」と相談をいただきます。

しかし思い起こしていただくと、自分が新入りだったころは「もっとわかりやすく指示してよ!」と上司へ不満を抱いてはいなかったでしょうか。そこで今回は「先輩1年生」へ部下がてきぱきと動きやすくなる指示だしのテクニックをお伝えします。

  • 後輩が動きやすくなるテクニック

後輩を動かすテクニックは簡単です。仕事をお願いするときに、(1)期限 (2)優先順位 (3)仕事の目的 (4)期待値 をセットで伝えるだけ。ここから、各ポイントごとに伝え方を見てみましょう。

  • 期限

よく先輩1年生は「急ぎで」などとあいまいな期限を設定しますが「今日の帰宅前までに終わらせて」などと具体的な期限を指定しましょう。経験が少ない社員は「とりあえずやっておいて」といった言葉から時間軸を測定できないからです。

  • 優先順位

こちらも「大事」といったあいまいな表現ではなく「●●よりも優先してやってください」と他の業務と比較して説明します。こうすることで「最優先の仕事を放置して”急ぎ”の業務をやってしまい、顧客が激怒」といったミスを防げるからです。

  • 仕事の目的

先輩経験が少ない方は「こうしちゃダメだってだって普通わかるでしょ! この仕事の目的をちゃんと考えて」と叱りがちです。しかし、仕事の目的を伝えるのは本来、先輩の役割。特に新卒社員は「各業務の目的を考えようにも、想像すらできない」ことが多いもの。しっかりとビジネス上の背景など「なぜやるべきか」を教えてください。

  • 期待値

プレゼンの資料を作ろうにも「完成版」になってから見せてほしいのか、それとも「とりあえず骨子だけ組み立てて一度チェックしたいか」でまったくやるべきことは異なります。マネジメント経験が長い人ほど「プレゼン〇ページの分析データが足りないから、過去のXXというファイルを参照しながらグラフ作って貼り付けて」などと指示が明確になります。

これらを組み合わせると、「明日の帰宅まで全業務より優先して、定例会議の資料を作ってください。資料の目的だけど、もっとうちに予算をもらえないか部長へ交渉したいの。草稿はもう共有フォルダにあるんだけど、〇ページのデータが足りないから埋めてください」と、クリアな指示を出すことができます。あなたの後輩が動きやすくなれば、あなたも自分の業務へ集中できるはず。ぜひ明日から実践してみてください。

 

トイアンナ

トイアンナ

ライター。新卒で外資系企業に勤めて以来、数百名の消費者ヒアリングを重ねました。その経験から恋愛・キャリアを主なテーマに執筆しています。

ブログ:http://toianna.hatenablog.com/

Twitter:https://twitter.com/10anj10



指示出し