一般事務の仕事内容とは?未経験でも向いている人の特徴も紹介!

一般事務の仕事内容とは?未経験でも向いている人の特徴も紹介!

一般事務は幅広い業務を行う職種です。それだけに未経験だと具体的な部分が見えにくい職種でもあります。

ここでは、一般事務の基本的な仕事内容について解説しています。持っていると有利な資格や向いている人の特徴なども紹介しているので、併せて参考にしてみてください。

よくある一般事務の仕事内容1:社外や社内からくる電話やメールの対応

一般事務の基本業務

一般事務の仕事としてまず挙げられるのが、電話やメールの対応です。社外や他の部署からの電話やメールを受け、責任を持って担当者に取り次いだり、必要に応じて返信メールを作成送信します。

会社の顔として見られることも

電話対応は特に重要な仕事です。ビジネスの場ですから、普段の生活の電話やり取りとは異なります。正しい敬語の使い方や声の出し方などに気を配る必要があるのです。要件を確実に担当者に伝えるために、メモの取り方も学ぶ必要があります。メールに関しても、ビジネスマナーをしっかり押さえて作成することが大切です。

会社の代表電話を取るケースも多いです。最初の電話対応で会社全体の印象が変わることも少なくないため、会社の顔として認識されることを意識して業務を行うことが大切です。

よくある一般事務の仕事内容2:受付や会議室までの案内などの来客対応

会社にやって来るお客様への対応

会社にはいろいろな人がやってきます。事前に約束をしていた人はもちろん、飛び込みでセールスマンがやって来ることも。そんなお客様に対応するのも、一般事務の大切な仕事です。

来客対応は単にお客様を迎えるだけではありません。まず受付を行い、相手の会社名と氏名を尋ねてアポイントメントの有無を確認する。会議室へ案内し、必要に応じてお茶を出す。その一つ一つの工程を丁寧に行う必要があります。

特にお茶出しは慣れていないと緊張してしまう部分です。茶碗や茶托の扱いなどを予め確認しておき、できれば練習しておくのがいいでしょう。

会社の顔として扱われる

やって来るお客様にとって、最初に対応した人間の印象がそのまま会社の印象になることが少なくありません。電話対応と同じく、会社の顔として見られていることを意識して業務を行うことが大切です。電話と違い表情や全身も見られることになるので、身だしなみや立ち振る舞いなどにも気を配る必要があると言えるでしょう。

よくある一般事務の仕事内容3:パソコンでデータを入力する作業

パソコンは事務の基本業務

パソコン操作は事務の基本です。顧客情報や売上データ、マーケティングデータといったデータをパソコンに入力していきます。データ収集の段階から一般事務の担当になっている会社もあります。入力内容は会社や業務内容によって異なり、手描きのメモをデータに起こしたり、録音音声を文章に起こしたりといった業務が発生することもあります。

正確さとスピードの両立が重要

入力作業は黙々とパソコンに向う単純業務なので、ついミスをしてしまいがちです。しかしケアレスミスを連発していると、あとで修正する必要が生じて二度手間になってしまいます。ミスなく入力する正確さが求められると言えるでしょう。

一方で入力するデータ量が多い場合、ある程度スピードがなければいつまで経っても業務が終わりません。ミスせず素早く入力する、その両立が求められる業務です。

よくある一般事務の仕事内容4:社内文書や社外向けの書類を作成

事務職の基本

「一般事務の仕事」と聞いて真っ先に思い浮かべるのが、書類作成業務ではないでしょうか。請求書や会議の議事録、社内回覧などの書類を作成し、他の従業員に配布したり、管理したりします。社内で扱う書類だけではなく、社外向けの書類や公官庁に提出する書類を扱うことも少なくありません。

内容は会社の規模による

どのような書類を扱うかは、会社の規模や業種によって異なります。大きな会社では分業化が進んでおり扱う書類も限られているケースが多いです。一方規模の小さな会社の場合、一般事務員が経理事務や営業事務など他の事務職を兼任していることがあるため、帳簿や契約書などより幅広い書類を扱うことになります。扱う書類が増えれば当然求められる知識の幅も広がることになります。

よくある一般事務の仕事内容5:文房具やコピー用紙などの備品を管理

仕事のスムーズ化を支える業務

オフィスのペーパーレス化、デジタル化が進んだといわれる昨今でも、紙や文房具が消えた訳ではありません。いざ使おうというときに文房具やコピー用紙がなければ、業務自体が滞ってしまいます。必要に応じて備品を仕入れ管理することは、非常に重要な業務なのです。

備品管理台帳とは

紙やボールペンだけではなく、机やイス、パーテーションといった什器(じゅうき)の管理まで任される場合もあります。これらは備品管理台帳を作成し、購入先や購入年月日といった情報を入力、更に備品管理シールを作って貼り付けます。

台帳を作ってまで管理する理由は、減価償却費として経費計上しなければならないからです。このような経理事務的な業務が入ってくることもあります。

経理事務を兼ねる場合

会社の規模が小さく一般事務が経理事務を兼ねている場合、営業で必要になった交通費や飲食代、小口現金管理などの業務も担当することになります。会社規模や仕事内容に関しては予め意識しておくと良いでしょう。

一般事務で感じやすいメリット1:一つひとつの仕事は比較的覚えやすい

未経験でも始めやすい

一般事務のメリットは、仕事内容が覚えやすいという点です。事務職には他に経理事務や営業事務などがありますが、これらは少なからず専門知識が必要になるため、会社側も経験者を採用する傾向にあります。一方一般事務は業務の幅は広いものの、一つ一つの業務は専門性が高い作業内容ではないため、未経験でも採用される可能性は高くなります。働く側としても、高度な専門知識が不要で、仕事内容が覚えやすいのであればそれほど抵抗なくチャレンジすることができるでしょう。この他にも、社内の簡単な清掃や買い物といった細々とした業務を任されることもありますが、やはり高いスキルは不要な内容の業務がほとんどです。

できるなら事前に確認を

会社の規模によっては、一般事務が他の事務職の仕事を兼任していることもあります。入社してから困らないためにも、面接などのタイミングで確認しておくと安心です。

一般事務で感じやすいメリット2:就業時間が決まっていて予定を立てやすい

一般事務は突発的な仕事が飛び込んでくる、といった事態が少ない職種です。例えば営業職であればクライアントや顧客との話し合いが長引き、帰りの時間がずれ込むと事態が発生しがちですが、一般事務であればそのようなケースは珍しいと言えます。そのため残業が少なく、定時で帰りやすいというメリットがあるのです。家族との時間を大切にしたい人や、プライベートを充実させたい人にはうってつけの職種と言えるでしょう。

もちろん、書類の締め切り前など残業をしなければならない場面がゼロという訳ではありません。しかしその場合も事前に分かっていることが多いので、スケジュールは立てやすくなっています。

体力を使う仕事ではないので、計画的にスキルを身に着けていけば長く働けるというメリットもあります。

一般事務で感じやすいデメリット1:仕事内容に物足りなさを感じる人もいる

一般事務は物足りない?

一般事務が担う業務作業は、基本的にルーティーンワークです。繰り返し作業は覚えやすいというメリットがある反面、刺激が少ないというデメリットが生じます。クリエイティブな仕事がしたい人や、新しいことにどんどん挑戦していきたい人は、物足りなさを感じてしまうことが少なくありません。また一般事務は会社の業務を回すための縁の下の力持ちです。自分が前面に出て活躍したい人にとってはフラストレーションが溜まってしまう環境かもしれません。

自分なりの工夫が大切

事務職向きの淡々とした作業が好きな人でも、物足りなさを感じる瞬間はゼロではありません。営業のように目に見える成果がある訳ではないので、特にある程度仕事を覚えてきたときに「このままでいいのだろうか」と感じてしまうことが多いようです。

しかしルーティーンワークといっても、工夫の余地がない訳ではありません。自分なりに業務改善や効率化を考えながら作業をしてみましょう。それがやりがいに繋がり、効率的な業務遂行に繋がります。

一般事務で感じやすいデメリット2:当たり前の存在と見られてしまいやすい

いて当たり前の存在?

会社である以上、事務仕事は付いて回ります。資料作成や来客対応、ファイリングといった作業は単純ですが、それを担当してくれる人がいるからこそ、他の社員は自分の仕事に集中することができるのです。
基本的な作業をしっかりとこなす一般事務職は、会社にとって必要不可欠な存在と言えます。とはいえ、一般事務は裏方なので基本的に地味で目立たない存在です。「縁の下の力持ち」ではあるものの、「いて当たり前」な存在に見られてしまうことも少なくありません。

モチベーションを維持するには

積極的にスキルを磨いたり、周囲への気配りを頑張ったとしても、周囲にいる人の性格によっては気付いてもらえないケースもあります。このような環境では、やりすぎないよう気を付けつつ自分から頑張りをアピールすることも大切になります。

「頑張っても認められない」と悩んでいる一般事務職員は少なくありません。中には「自分の仕事には価値がないのでは」と感じてしまう人もいます。同じ職種同士で意見交換をしたり、仕事に対する意識を確認したりして、モチベーションを維持する工夫を行うことも重要です。

一般事務の仕事に就くなら持っておきたいスキル1:ビジネスマナー

社会人の必須スキル

一般事務として働く上で身に着けて置きたいスキルとして、まずビジネスマナーが挙げられます。これは事務職だけではなく、社会人として持っておきたいスキルと言えるかもしれません。

ビジネスマナーとは

ビジネスマナーとは、仕事をする上で必要とされるマナーの総称を言います。近年特に注目されており、円滑なコミュニケーションを取る上では必須のスキルとされています。

マナーと一口に言っても、挨拶の仕方やお辞儀の仕方といった基本的なものから、名刺の渡し方や電話の受け答えなどビジネスの基本ルールまで多岐に渡ります。いきなり全て覚えようとするのではなく、少しずつ習得していくと無理なく身に着けることができます。

基本の挨拶は押さえておこう

会社の顔として行動することもある仕事なので、一般事務として最低限押さえておきたいマナーを知っておきましょう。

まず大切なのが挨拶です。「いらっしゃいませ」「お世話になっております」「申し訳ありません」といった基本的なフレーズはすぐ言えるようにしておきましょう。

敬語の基本

次に大切なのが、尊敬語、謙譲語、丁寧語の使い分けです。分かっているようで意外にできなかったり勘違いが多いのが敬語です。特に使用頻度の高いものを中心に、しっかりおさらいしておきましょう。

尊敬語は相手への敬意を表し、相手の動作や状態に用います。「ご覧になる」「いらっしゃる」などがこれに当たります。

謙譲語は自分が謙ることで相手を立てます。自分の動作や状態に用いるので「ご案内いたします」や「拝見します」が謙譲語に当たります。

丁寧語は「です」「ます」「ございます」を付けて丁寧さを表します。

お茶出しの基本

お茶出しは簡単に見えて、非常に奥の深い分野です。分かったつもりで行うと思わぬ失礼に繋がってしまうこともあるので注意しましょう。お茶の入れ方はもちろんですが、入退室の方法、上座下座といった席次の知識なども身に着けておきたいマナーです。

一般事務の仕事に就くなら持っておきたいスキル2:コミュニケーション力

相手との意思疎通を行うためのスキル

会社に勤める以上、一人で仕事をすることはできません。同僚、上司、部下と力を合わせて仕事を遂行するには、コミュニケーション能力が不可欠になります。

特に一般事務は、同じ部署の人間だけではなく、社外や他部署の人ともやり取りをすることが多い仕事です。挨拶ができる、人の話を的確に聞いて取り次げるなど基本的なコミュニケーション力や相手に合わせて意思疎通を図ることは非常に重要で必要なスキルなのです。

コミュニケーションの肝

コミュニケーションが意味することは非常に幅広く、挙げていては際限がなくなりますが、重要な要素をまとめると「聴く」「伝える」「汲み取る」の3つにまとめることができます。まずはこの3つを意識するといいでしょう。

コミュニケーションスキルは持って生まれたものだと思っている人も多いですが、訓練次第でいくらでも伸ばすことができるものです。まずは普段の何気ない会話に意識を向けてみましょう。

一般事務の仕事に就くなら持っておきたいスキル3:基本的な事務処理能力

正確かつスピーディに

事務職に就く以上、事務処理能力は必須です。

事務処理能力とは、読んで字の如く事務を行うための能力で、デスクワークを行う上では欠かせないスキルです。データ入力や書類作成管理などの事務作業を効率よく正確に行えるようにすることが、事務処理能力を磨くことだと言えるでしょう。

「事務処理能力が高い」とは?

事務処理能力を高める方法は様々です。急に仕事の速度を上げるのは難しいので、まずは「整理整頓のクセをつける」「仕事の優先順位を考える」「集中力を高めるためのルールを決める」といったところから始めて、スピーディに仕事をこなせるようになっていきましょう。

事務仕事は繰り返しが多いですが、だからといって確認を怠ると大きなミスに繋がります。パターンを覚えていてもそれを過信し過ぎないようにすることも、大切なスキルと言えるかもしれません。

一般事務の仕事に就くなら持っておきたいスキル4:パソコンスキル

パソコンを使う業務が多い

一般事務では、パソコンで業務を行うことが中心になります。データ入力はもちろん、書類作成やメール対応なども当然パソコンで行うため、基本的なパソコンスキルは必ず必要になってきます。

スマートフォン中心でパソコンには不慣れという人も増えてきていますが、一通りの操作はできるようになっておきましょう。

ブラインドタッチを習得する

キーボードを見ずに画面だけを見て文字を入力するブラインドタッチ。これができると作業スピードは圧倒的な早くなります。未経験から一般事務に挑戦する人は、予め練習しておきましょう。練習のソフトなども多く発売されているので、それらを活用するのもおすすめです。

基本的なソフト

一般事務ではExcelやWordを使った業務が基本になります。他のソフトを使う場合も、応用できるので、この2つのソフトの基本操作は覚えておくと良いでしょう。

未経験でも一般事務に向いている人の特徴1:頭が柔軟で臨機応変に対応できる

未経験から申し込むのであれば、自分が一般事務に向いているかどうか今一度考えてみることをおすすめします。

一般事務に向いている人の特徴として、頭が柔軟であることが挙げられます。

コツコツした仕事が中心の一般事務ですが、一つの仕事に集中していられる訳ではありません。データ入力をしていても電話が鳴ればそちらに対応しなければなりませんし、書類を作っているときに来客があれば応対に出なければなりません。確かに仕事一つ一つの難易度は高くありませんが、様々なタスクを適切なタイミングで行っていく必要があるのです。そのためには、飛び込んでくる業務に対応できる頭の柔軟さが求められます。逆に1つのことに集中し始めると周りが見えなくなってしまう、という人は一般事務にあまり向いていません。

未経験でも一般事務に向いている人の特徴2:コツコツ努力できる

一般事務はどちらかというと地味な仕事です。表に出ることは少なく、縁の下の力持ちとして他の社員を支えます。それだけにコツコツと地道に努力することが苦にならない人は、一般事務に向いていると言えるでしょう。目立たなくても人を支えることに喜びを感じられるかどうかは、大きなポイントになります。

ルーティーンワークが多いことも、集中力を保って仕事ができる人が一般事務に向いている理由です。同じことの繰り返しはどうしても集中力が落ちてくるので、それを保てるかどうかが大きな分かれ道になるのです。逆に言うと、すぐ飽きてしまう人や、同じことをずっと繰り返すのが苦手だという人は、仕事が苦痛になってしまう可能性が高いです。

未経験でも一般事務に向いている人の特徴3:社内での気配りができる

一般事務と聞くと一人で黙々と作業しているようなイメージがありますが、来客対応でも、相手に失礼にならないような気配りが求められたり、部内はもちろん他部署や社外の人達ともコミュニケーションを取りながら仕事を進めていく必要があります。そのため、幅広く社内に目を向け、様々な心配りができるかどうかという点が、向いているかどうか判断するポイントになります。明るく親切に人に接することができる人は、基本的にどんな人ともうまくやっていけます。人とコミュニケーションを取ることが好きな人は、一般事務に非常に向いていると言えます。

他の人達と協調しながら仕事を進めていく必要があるので、コミュニケーションに苦手意識がある人は仕事が辛くなってしまいがちです。また、周囲に興味がなく自分の仕事だけに集中してしまう人も、一般事務にはあまり向いていないと言えます。

持っていると一般事務に有利になる資格1:マイクロソフトオフィススペシャリスト

MOSとは?

一般事務に有利な資格として、マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)があります。これはMicrosoft Office製品のスキルに関する資格で、WordやExcelなどのソフト操作に関してどの程度のスキルを持っているのか客観的に証明することができます。

いくつかの科目やバージョン、レベルがあるため、自分に合った分野を受験できるのも大きなメリットです。マイクロソフトが公式に発表しているため、世界的に通用する資格でもあります。

資格のポイント

「パソコンが使える」といっても、実際にどの程度使えるかどうか説明することは難しいものです。MOSを取得していると、自分のスキルが客観的に見てどの程度のものなのか相手に明確に伝えることができます。どの会社でもExcelやWord、PowerPointなどのMicrosoft Office製品を使っています。パソコンスキルが必須である一般事務において、未経験であっても自分のパソコンスキルを示せることは有利に働くのです。

持っていると一般事務に有利になる資格2:日商簿記検定の1~3級

お金の流れを学べる

企業である以上、お金と無関係ではいられません。お金の出入りはその都度記録されますが、その記録方法が簿記です。この簿記に関する技能を検定するのが日商簿記検定です。日本商工会議所が主催しているものが有名で、初級、3級、2級、1級の4つのレベルに分かれています。

一般事務が取得するメリット

簿記は経理事務で必要になる知識を学ぶことができる資格ですが、一般事務を希望する人が取得しても無駄になりません。特に小さな企業では一般事務が経理の仕事を兼任していることも多いため、簿記資格を持っていると重宝されます。

また、お金の流れについて知識を得ることは、会社全体を見る時にも役立ちます。営業との会話もしやすくなるので、コミュニケーションを取りやすくなるのもメリットです。ビジネスの現場での活用を目指すのであれば、一般企業の経理について問われる2級取得を目指すのがいいでしょう。

持っていると一般事務に有利になる資格3:普段の業務にも役立つ秘書検定

秘書のための資格

秘書技能検定は、秘書を目指す人のための資格です。秘書は会社の要職者に直属し、文書作成や事務全般、スケジュール管理などを行います。

秘書技能検定を取得するのは、秘書を目指す人だけではありません。基本的なビジネスマナーはもちろん、姿勢や立ち振る舞いなど、全ての社会人に役立つ知識を学ぶことができます。

一般事務が取得するメリットは?

一般事務は顧客や他社の人間など、社外の人と接する機会が多い仕事です。会社の顔としての振る舞いを求められることも多いため、ビジネスマナーを身に着けることができる秘書検定は非常に役立つ資格なのです。

その他の試験内容も、経営管理に財務会計やマーケティング、ビジネス文書作成や管理といった一般事務の業務内容に直結しているものが多いため、秘書検定の勉強をすることで一般事務の勉強をすることができます。

未経験でも一般事務に向いているのは?地道な努力や気配りができる人

一般事務は会社の縁の下の力持ちとして、地道にコツコツと業務を行うことが求められる仕事です。しかしそれだけではなく、社内や社外の人間とコミュニケーションを取ることが多い仕事でもあります。「一般事務は書類を触る仕事」とイメージだけで決めつけてしまわず、具体的な仕事内容を知り自分に向いているかどうかよく考えることが大切です。

例え未経験であっても、コツコツと努力することが苦にならない人や、柔軟な対応ができる人は重宝されます。その点をアピールすることができれば採用される可能性はアップするでしょう。

一般事務が扱う業務範囲は、企業によって異なります。仕事内容にも注意しながら、ぜひ自分に合った求人を探してみましょう。

一般事務の仕事内容とは?未経験でも向いている人の特徴も紹介!